Organigrama

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Introducción:

Muchas empresas son entidades muy complejas que son difíciles de manejar y requieren un orden de jerarquía, lo cual implica que cada uno posea una función que de deba cumplir dentro de una organización. Por ello, para el buen funcionamiento de esta, este bien estructurada el organigrama. Además, otorga los indicadores de responsabilidad y autoridad, así como también los diferentes canales de comunicación y supervisión en las diferentes partes que está hecha una organización.

¿Qué es un organigrama ?

Un organigrama representa la estructura interna de una empresa o entidad. Los colaboradores y cargos se representan con rectángulos y otras figuras. En muchas ocasiones se incluyen fotos, contacto, email y links de paginas web e iconos. Por otra parte es una representación visual precisa de los niveles jerárquicos y de rangos de trabajos, empleados y departamentos que existe dentro de la organización o como están conformadas.

Concepto Organigrama

El Organigrama es descrita muchas veces como una herramienta que es utilizado por las ciencias administrativas para análisis teóricos y acción práctica. Su concepto varía dependiendo de cada autor especializado en el tema como el caso de Henry Fayol que define como:

“Una carta de organización (organigrama) es un cuadro sintético que indica aspectos importantes de una estructura organizacional, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los cuales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su función respectiva.”

En fin, existieran muchos conceptos de organigrama, pero siempre cada una de ellas existen sigularidades relevantes o son destacables como:

Las funciones
Aspectos importantes de una organización
Niveles y los estratos jerárquicos
Vías de supervisión
Relaciones entre las unidades estructurales
Es una estructura

Pero debe saber también de un organigrama tiene o posee alcances aun más mayores, por ejemplo, pueden servir para las relaciones publicas o personales, inspección de la organización, evaluación de cargos u otros.

Niveles de jerarquía:

La jerarquización cosiste es una cadena mando, lo cual es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango o de importancia. Además, son definidas por el grado de autoridad y responsabilidad que poseen, independiente de las tareas que realicen. En términos simples es que las personas que se encuentren en la parte superior del organigrama poseen mayor autoridad, pero a medida que el puesto o lugar desciende, autoridad se reducen y estará mas subordinada a las personas que estén encima de ellas.

Nivel operacional: Es el nivel mas bajo de la actividad de la empresa, en lo cuales incluyen actividades como ventas, servicio al cliente, nomina, seguimiento de pedidos, limpieza y almacenamiento.
Nivel de Conocimiento: Las responsabilidades de este nivel involucran el almacenamiento y la reproducción de la información de una empresa.
Nivel de Gestión: Es un nivel jerárquico de la organización que se encarga de supervisar las actividades de los niveles inferiores. Como por ejemplo la capacitación, el fomento y el personal operativo de primer nivel.
Nivel Estratégico: Los están encargados de este nivel son responsables de monitorear los objetivos a largo plazo y los planes de la empresa, la revisión del mercado y tendencia cambios futuros.

Tramos de control

El tramo de control consiste a la cantidad de subordinados que debe supervisar un superior. Es decir, que existe un limite en cuanto al numero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, para que este pueda realizar todas las funciones de manera eficiente. La base de este principio sugiere que el máximo de subordinados debe ser seis.

Tipos del organigrama

Existe una gran variedad de tipos de organigramas, en cuanto al diseños no hay limites siempre en cuando se busque reflejar mejor la información de la organización. Por ellos, podemos definir la clasificación según distintos parámetros:

Según el Tipo de Información

Organigramas informativos: Solo se muestra una visión simplificada de toda la empresa, ya que definen la información mas relevante. Además, es mostrada a todo el publico en general la estructura básica.
Organigramas analíticos: Ponen a disposición los datos más detallados y específicos de la empresa. Posee una finalidad analítica para que ayude a detectar fugas de presupuesto, distribución, etc.
Organigramas formales: Muestran un modelo de funcionamiento de forma más planificada, lo cual esta requiere una aprobación previa.
Organigramas informales: Es pocas palabras es una estructura que no esta aprobada por la organización.

Según la organización

Organigrama jerárquico: Es el más utilizado por las empresas, lo cual depende del poder o control dentro de la empresa (de mayor a menor). Sigue un diseño de forma piramidal, lo cual facilita la comunicación entre el superior y el subordinado.
Organigrama matricial: Es común en organizaciones con mas de un director o mas de un superior por departamento. Su punto fuerte de este es que incluye relaciones interpersonales de forma positiva para que mejore el trabajo en equipo.
Organigrama plano: Esta formado sin cargo de mandos intermedios, es decir directivos y empleados. Creando así una relación mas directa y dando mas autonomía a los trabajadores.

Según la necesidad de la empresa

Organigrama general: Se llegan a especificar los cargos hasta solo los departamentos
Organigrama integral: A diferencia del anterior, muestran todas las unidades que compone la estructura organizacional.
Organigrama funcional: Como su nombre dice, se pone a especificar según las funciones que existen dentro de la empresa, llegando así en muchos casos tareas o roles que desempeñan cada puesto.

Según la representación visual

Organigrama vertical: Es comúnmente usado por la mayoría, ya que la representación es en forma piramidal. Donde lo cual en cúspide de esta se encuentran los directivos de la empresa, y en los inferiores están los trabajadores con menor poder de tomar decisiones dentro de la organización.
Organigrama horizontal: Su orden esta basado de izquierda a derecha. El nivel de jerarquía es forma de columna.
Organigrama circular: El punto medio se encuentran la dirección(ejecutivos) y en su alrededor los demás miembros en base a su puesto y poder.
Organigrama Mixto: Es el uso de elementos verticales y horizontales con el propósito de completar la extendida graficación.

Importancia del Organigrama

Posee un objetivo fundamental que es dar a conocer la estructura de la organización o la forma que esta compuesta. Por otro lado, permite agilizar los procesos, mejorar la comunicación interna y marca los flujos y canales de como se debe trabajar, en otras palabras, proporciona una idea mas clara de la responsabilidad que debe asumir cada trabajador dentro de la empresa.

Por otra parte, la creación de esta no significa que exista un crecimiento en cuanto a la burocracia, ni perdida de flexibilidad dentro de ella. Por eso se recomienda que en empresas grandes busquen la facilidad en torno a la jerarquía de trabajo, ya es un ejemplo claro que en empresas pequeñas son más abiertos al cambio.

Simbología de organigrama

El organigrama esa compuesta por cuadrados, rectángulos o círculos, unidos por líneas verticales y horizontales.

Los rectángulos representan los órganos o puestos de la empresa.
Las líneas representan las relaciones funciones o formales y canales de comunicación. Cunado muestra comunicaciones diferentes (de arriba hacia abajo) son signos que indican autoridad, mientras que las comunicaciones son ascendentes(de abajo hacia arriba) indican responsabilidad.

Ejemplos de organigrama

Organigrama de coca cola

El organigrama de Coca Cola está representado inicialmente por cuatro departamentos, un vicepresidente y el presidente, cada región posee su propio organigrama, pero este es la definición básica de todas las regiones.