10 trucos de productividad para hacer más

Mi objetivo ya no es hacer más, sino tener menos que hacer.

francine jay

La productividad no se trata de cuánto trabajo haces. Se trata de trabajar en lo que más importa y hacerlo de la manera más eficiente posible.

Por ejemplo, ¡podrías ser el mejor escritor de correos electrónicos del mundo y generar 100 correos electrónicos al día! Pero si nadie los lee, ¿de qué sirve?

Para ser más productivo, necesita:

Identificar lo esencial. Elimina el resto.

leo babauta

Aquí hay 10 concretos, trucos de productividad fáciles de implementar que pueden ayudarlo a ser una persona más productiva en el trabajo y en el hogar.

10 trucos de productividad para hacer las cosas

1. Cuida tu estado de ánimo

Tu estado de ánimo tiene un gran impacto en tu productividad. Cuando está tranquilo y sereno, es fácil concentrarse, pasar su día de trabajo y hacer muchas cosas en el camino. Cuando está distraído por la ansiedad, la confusión, la ira o la depresión, puede llevar el doble de tiempo lograr algo.

Haz lo que puedas para nivelar tu estado de ánimo cuando te despiertes. Escucha una canción que te motive de camino al trabajo. Come un buen desayuno. Si es necesario, ignore su bandeja de entrada y ocúpese de las tareas rutinarias temprano en el día. Las rutinas nos ayudan a sentirnos conectados a tierra y relajados. ¡Estas cosas simples son excelentes trucos de productividad!

¡El estado de ánimo y la productividad se entrelazan tanto que hay una aplicación para ello! Descarga moo-Q, una aplicación para iPhone que evalúa tu estado de ánimo y capacidad intelectual sobre la marcha. Se le pedirá que realice una encuesta varias veces al día sobre su estado de ánimo actual y luego realice una serie de actividades numéricas cortas basadas en la memoria.

2. Ignora tu bandeja de entrada el mayor tiempo posible

Puede sonar extraño, pero piénsalo. Tu bandeja de entrada está llena de distracciones. Cuando debería concentrarse en su trabajo, estará redactando respuestas en su cabeza, pensando en cuántos correos electrónicos hay y cuánto tiempo llevará responderlos, y preocupándose por las prioridades y los problemas de los demás. Guarde la bandeja de entrada hasta la mitad o el final del día si es posible.

Según algunos expertos, revisar su correo electrónico con demasiada frecuencia es un factor importante que puede contribuir a la disminución de la productividad.

Consulte este artículo reciente para conocer varios trucos de productividad de correo electrónico que puede elegir para su situación laboral actual.

3. Sepa cuándo alcanza su punto máximo de energía y enfoque, y aprovéchelo

La mayoría de nosotros tenemos una ventana diaria en la que estamos en nuestro mejor momento. Esa ventana puede variar de un día a otro, pero si lo promedias, probablemente haya un conjunto particular de horas en las que es probable que hagas tu mejor trabajo (¡que puede ser o no la mañana!).

Identifique el suyo, y si tiene el poder de cambiar su horario, intente usar su ventana de energía de manera efectiva.

¿Deberías usar tu ventana diaria para tu tarea más difícil? Tal vez tal vez no. A veces es el mejor momento para manejar un proyecto desafiante. Otras veces, es un buen momento para sacar todas las cosas fáciles del camino para que realmente puedas concentrarte en las cosas difíciles. Decide la mejor versión de este truco de productividad para tu personalidad y tu forma de trabajar.

Hack de productividad para trabajadores remotos: Además de considerar la ventana diaria cuando es más productivo, considere la ubicación. Pregúntese a primera hora de la mañana dónde cree que trabajará de manera más efectiva ese día, ya sea en su casa en pijama, en su cafetería local favorita o en algún lugar nuevo. ¡La atmósfera realmente puede marcar la diferencia!

4. No hagas algo mal la primera vez en la cuenta de otra persona

Si recibe instrucciones poco claras para una tarea, ¿qué hace? Puede pensar que debe ser un emprendedor y abordarlo lo mejor que pueda, y puede preocuparse de parecer tonto o lento si deja de hacer preguntas.

Ser un emprendedor me hizo perder mucho tiempo en mi último trabajo. Me encontré haciendo múltiples tareas repetidamente, lo que nos costó a mi empleador y a mí. Conozca cómo trabajan sus empleadores y cómo imparten instrucciones en comparación con lo que esperan.

Es posible que se sorprenda de lo bien que puede resultar una simple reunión en la que se explique el costo de las instrucciones incompletas y la pérdida de tiempo; ¡los dólares hablarán por todos!

¡No es tu culpa cuando alguien te da malas instrucciones! Es su culpa si te atrasas por su culpa. No te preocupes por parecer tonto. No hay nada peor que hacer un trabajo dos veces porque no sabías qué hacer.

Pide aclaraciones y espera. En última instancia, perderá menos tiempo y dinero y se ahorrará dolores de cabeza para usted y su jefe o cliente. A veces, los trucos de productividad simplemente toman una evaluación de las instrucciones y si el trabajo está listo para completarse.

5. Planifique con anticipación cuando pueda

Un autor desconocido dijo una vez, “Siempre escribo 'Despertar' en mi lista de tareas pendientes para poder lograr al menos una cosa al día”. ¡No seas este tipo!

¿Sabes lo que realmente te ralentizará? Despertarse mañana por la mañana y sentarse a trabajar, solo para perder media hora tratando de averiguar la lista de tareas del día, por dónde empezar y qué necesita para progresar.

Tómese unos minutos al final de su jornada laboral para planificar el día de mañana. No tendrá ganas porque quiera terminar, pero cinco o diez minutos hoy pueden ahorrarle fácilmente treinta minutos mañana por la mañana. Y tendrá un comienzo bueno y productivo.

Muchas personas hacen su mejor trabajo a primera hora de la mañana, mientras sus mentes están libres de distracciones después de una buena noche de sueño. Puede sacar un montón de trabajo del camino y sentir que lo tiene todo junto. Tu estado de ánimo es agradable y centrado. ¡Eso significa que esos 30 minutos que ahorra por la mañana podrían convertirse en una hora o dos durante el día!

6. Procese por lotes su trabajo

Cada vez que cambia de marcha mientras cambia de una tarea o tema durante el día a otro, hay un período de ajuste. Tienes que recordar todos los pequeños detalles del trabajo y refrescar tus conocimientos sobre el tema o área de especialización. Este proceso lleva tiempo y puede hacerte sentir desorganizado y desconcertado.

¡Es por eso que el procesamiento por lotes es increíble! Pase el menor tiempo posible cambiando de marcha cambiando de marcha tan pocas veces como sea necesario. No salte de un lado a otro entre muchos trabajos pequeños. Dedique gran parte de su día sin problemas a manejar tareas o proyectos específicos.

Solo cambie a una nueva tarea cuando haya terminado con la tarea anterior durante todo el día. Harás mucho más y reducirás la cantidad de tiempo que pasas sintiéndote desconectado cada día.

Puede comenzar a agrupar con solo unas pocas cosas a la vez. Los hacks de productividad pueden implementarse en pasos; ¡Recomiendo comenzar con el correo electrónico, del que hablé anteriormente, llamadas telefónicas y extensas tareas de escritura!

7. Evita tareas innecesarias

Las personas exitosas no solo son excelentes para manejar tareas importantes, también son excelentes para saber qué tareas evitar. A veces tienes que hacer cosas innecesarias en el transcurso de tu día de trabajo, pero muchas veces puedes salir de ellas.

¿Cómo? No tenga miedo de acercarse a su jefe y explicarle por qué una tarea es innecesaria si sabe con certeza que lo es. No lo exprese como una queja. Simplemente explique un enfoque alternativo que sería más rápido, más eficiente y más rentable.

Si presenta una solución en lugar de un problema, no se verá como un vago, se verá como un experto inteligente que quiere ahorrarle tiempo y dinero a la empresa. Será más productivo como trabajador individual y ayudará a su organización a hacer lo mismo. ¡Eso te convertirá en una superestrella!

8. Programe tiempo de cuidado personal en su semana

El agotamiento es uno de los mayores obstáculos de productividad que puede encontrar. Para contrarrestar esto, debe programar un tiempo de cuidado personal. Ya sea que se tome un tiempo para leer su libro favorito, su diario, hacer ejercicio, salir a caminar o meditar, estas cosas cambiarán el enfoque hacia usted. Te da algo que esperar.

9. No busques la perfección

En lugar de trabajar hacia la perfección con cada tarea importante, concéntrese en hacerla bien. Si bien pasa demasiado tiempo preocupándose por la perfección, es posible que pierda una fecha límite importante.

Para ayudar a mantener el enfoque y la productividad, cree una breve lista de cada tarea importante que debe completar. Una vez que haya hecho algo, márquelo y pase a la siguiente tarea.

10. Nunca tengas miedo de decir “no”

Saber cómo establecer límites es clave para la productividad. Si una solicitud de última hora u otra cosa amenaza con descarrilar su progreso, no tenga miedo de decir que no. Es útil tener un calendario digital que se pueda compartir como Google Calendar. Puede marcar ciertas horas en el calendario cuando no esté disponible.

Consejo de bonificación: La Técnica Pomodoro

No podemos hablar de productividad sin mencionando la Técnica Pomodoro. Se trata de un método de gestión del tiempo y herramienta de productividad desarrollado por Francesco Cirillo a finales de los años 80. Se compone de cinco pasos:

1. Identifique las tareas que necesita terminar
2. Establecer un temporizador para 25 minutos
3. Trabaja en tus tareas sin distracciones
4. Tómese un descanso de cinco minutos cuando suene la alarma
5. Repite este proceso tres veces

Cuando haya terminado, tome un descanso más largo de 30 minutos antes de comenzar el proceso nuevamente.

Este proceso es altamente efectivo porque le enseña cómo administrar su tiempo de manera más efectiva y le muestra cómo trabajar sin distracciones. Esto conduce a más disciplina y tiempo para pensar en el trabajo que tienes que hacer. Es una buena defensa contra la multitarea y ayuda a mejorar tu concentración.

¿Por qué la Técnica Pomodoro dice que hay que configurar un cronómetro para un tiempo específico de 25 minutos? Se ha descubierto que esta es la cantidad perfecta de tiempo para ayudarlo a no posponer las cosas. Crea una sensación de urgencia, por lo que te mantienes concentrado en lo que estás haciendo.

Pensamientos finales

¡Recuerda, deja de procrastinar! Todos estos son trucos fáciles de productividad que puede incluir en su rutina diaria sin hacer ajustes importantes y abrumadores. Y la recompensa es inmediata.

Podrá enorgullecerse de hacer más durante el día y su jefe estará encantado con todo su arduo trabajo. ¡Puedes usar estos mismos trucos de productividad cuando llegues a casa para disfrutar de más tiempo libre!