Comment utiliser SharePoint : Guide du débutant
SharePoint a remporté de nombreux prix du secteur pour la gestion sécurisée des documents, l'intégration de sites Web, la collaboration d'équipe, etc. Des milliers d'organisations mondiales utilisent le logiciel pour se connecter et collaborer.
Lancé en 2001, SharePoint n'a cessé de gagner en popularité pour devenir une plate-forme collaborative de premier plan qui fournit des solutions innovantes pour aider à améliorer la gestion des données et simplifier les activités commerciales quotidiennes.
Si vous souhaitez tirer parti de cet outil puissant dans votre propre entreprise, lisez le reste de ce guide du débutant où vous apprendrez comment tirer le meilleur parti de SharePoint.
Mais d'abord, les bases.
SharePoint est un système de collaboration basé sur le Web développé par Microsoft pour aider les équipes commerciales à travailler ensemble plus efficacement. C'est un endroit où vous allez travailler avec d'autres et aussi rester informé des dernières nouvelles et tendances de l'industrie.
Le portail de collaboration vous permet de créer des intranets pour stocker, organiser et partager des informations à partir d'une plateforme centralisée. Il est livré avec un système de gestion de contenu (CMS) intégré et constitue une excellente alternative aux lecteurs réseau et aux outils DMS cloud tels que Google Drive, Dropbox ou OneDrive.
La raison en est qu'il offre des fonctionnalités avancées qui vont au-delà d'un simple référentiel de documents ou d'une bibliothèque, telles que processus de flux de travail interactifs qui peut être automatisé entre les unités d'affaires.
Le logiciel donne également aux organisations un meilleur contrôle sur la manière dont les informations sont accessibles et il est livré avec une multitude d'autres fonctionnalités impressionnantes.
Voici un bref aperçu de certaines des fonctionnalités de ce puissant système de gestion des connaissances :
- Fonctionnalités collaboratives : Cette plate-forme très flexible facilite la collaboration avec des ressources internes et externes. L'administrateur peut attribuer des niveaux d'autorisation à plusieurs niveaux aux individus et aux équipes.
- Fonctionnalités de gestion de projet : Vous pouvez également utiliser le logiciel de stockage de documents centralisé pour créer un flux de travail qui rationalise les processus tels que le transfert des tâches, l'approbation des fichiers livrables, les approbations, les commentaires des clients, etc.
- Fonctionnalités de gestion des données : La gestion des données devient de plus en plus difficile à mesure que les entreprises se développent. SharePoint vous aide à améliorer votre productivité en facilitant la gestion du contenu, des données, des projets, des sites Web, des événements, des piles de présentations, etc.
- Intégrations transparentes : Non seulement vous pouvez accéder à SharePoint à partir de n'importe quel appareil ou navigateur, mais vous pouvez également l'utiliser pour collaborer avec les membres de l'équipe à l'aide de diverses autres plates-formes de l'écosystème Microsoft 365, ainsi que d'autres outils de collaboration comme OneDrive, Microsoft Teams, Video, Stream, etc. .
- Conformité: SharePoint dispose d'un centre de politique de conformité et d'un centre de politique de conservation sur place qui permettent à votre administration centrale de créer et d'appliquer des politiques commerciales uniques.
Connaître les fonctionnalités d'un logiciel, c'est bien beau, mais qu'est-ce que cela signifie pour quelqu'un qui est débutant et qui commence à peine à utiliser le logiciel ?
Eh bien, cela signifie que vous bénéficiez d'avantages tels que ceux énumérés ci-dessous :
- Productivité accrue : SharePoint vous évite de perdre du temps à fouiller dans les archives pour trouver un dossier de fichiers spécifique, ce qui contribue à augmenter la productivité.
- Interaction améliorée avec les employés : SharePoint offre des outils de réseaux sociaux qui peuvent vous aider à améliorer la communication, l'interaction, l'engagement et le moral des employés.
- Meilleure gestion des documents : Le stockage de vos documents dans un emplacement central réduit les risques de sécurité et contribue à réduire l'incidence des erreurs de glissade.
- Gestion simplifiée du site Web : SharePoint vous permet de créer et de gérer facilement des sites internes et externes pour votre entreprise.
- Évolutivité facile : Ce logiciel de collaboration est extrêmement évolutif et vous pouvez modifier votre abonnement pour accueillir plus ou moins de ressources/projets.
- Utilisation polyvalente : Cet outil de productivité est pratique quel que soit votre rôle au sein de votre entreprise. Vous pouvez l'utiliser pour différents projets et éviter plusieurs achats d'applications.
- Sécurité des données robuste : Les gouvernements et les grandes organisations font confiance à l'écosystème SharePoint pour protéger leurs informations sensibles grâce à ses mesures de sécurité des données qui empêchent le vol de propriété intellectuelle.
Cela ne fait qu'effleurer la surface des avantages de l'utilisation de SharePoint. Il y a aussi le fait que vous économisez de l'argent en utilisant un abonnement pour plusieurs processus.
Si vous avez déjà un abonnement Microsoft 365, vous n'avez pas à dépenser pour des outils supplémentaires à la fois pour votre travail professionnel et besoins personnels.
Maintenant que vous comprenez les fonctionnalités et les avantages de la plate-forme, il est temps d'apprendre comment vous pouvez utiliser ces connaissances à votre avantage pour tirer le meilleur parti du logiciel.
Vous trouverez ci-dessous un guide étape par étape pour vous aider à apprendre SharePoint afin que vous puissiez raccourcir la courbe d'apprentissage et démarrer sur les chapeaux de roue.
Pour obtenir SharePoint, il vous suffit de choisir l'un des trois forfaits proposés sur le site :
- Forfait en ligne 1 : 5 $/utilisateur/mois : Il s'agit d'un plan de base qui inclut uniquement SharePoint, OneDrive et les listes.
- Plan en ligne 2 : 10 $/utilisateur/mois : Ce plan est livré avec un stockage cloud personnel illimité
- Office 365 E3 : 23 $/utilisateur/mois : Il s'agit du plan le plus avancé qui offre un accès aux applications Microsoft Office telles que Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
SharePoint Online est également disponible dans les plans Microsoft 365 pour les petites entreprises, les plans d'entreprise et les plans d'entreprise Office 365.
Tu peux essayez le logiciel gratuitement.
Cliquez simplement sur "Essayer gratuitement" et entrez votre adresse e-mail sur la page d'accueil :
La version d'essai de SharePoint est fournie avec des applications Office 365 entièrement installées pour PC et Mac.
Vous bénéficiez également de services premium et d'autres avantages, tels que le stockage cloud illimité, l'hébergement de messagerie et la possibilité d'ajouter jusqu'à 25 utilisateurs.
Une fois que vous avez terminé d'enregistrer votre nouveau compte, vous pouvez désormais utiliser SharePoint pour la collaboration, la gestion de contenu, la gestion de projet, etc.
Cliquez simplement sur l'icône SharePoint comme indiqué dans l'image ci-dessous :
Vous pouvez créer du contenu et partager des liens avec n'importe qui afin qu'il puisse accéder aux fichiers et aux dossiers. Ils n'ont même pas besoin de se connecter pour collaborer avec vous.
Tu peux obtenir l'application mobile SharePoint afin que vous puissiez faire votre travail de n'importe où.
Entrez simplement votre e-mail ou votre numéro de téléphone sur la page d'accueil du site et vous recevrez un lien de téléchargement.
Suivez les invites pour télécharger et installer l'application et vous êtes maintenant prêt pour une collaboration fluide lors de vos déplacements.
Le logiciel s'associe facilement à d'autres offres de Microsoft, telles que OneDrive for Business. Il s'intègre également de manière transparente avec d'autres applications cloud pour simplifier vos processus de travail. De cette façon, vous n'avez pas à sauter d'une application à l'autre tout en travaillant sur vos projets.
Étape 2 : Choisissez le type de contenu que vous souhaitez créer
SharePoint est connu pour son capacités de gestion de documents robustesainsi que des listes personnalisées, un intranet et une base de connaissances Wiki.
L'objectif du logiciel est d'être un endroit pratique où vous pouvez tout partager, des publications, des images, des vidéos, des pages et des sites Web aux forums de discussion, calendriers, listes et bien plus encore.
Ainsi, votre prochaine étape consiste à décider du type de contenu que vous souhaitez créer ou partager.
Voici un bref aperçu de certains des types de contenu les plus couramment utilisés sur SharePoint.
Le système de collaboration Web de SharePoint utilise des blocs de construction tels que des sites, des pages et des applications Web (également appelés composants Web) pour créer, organiser et stocker des types de contenu spécifiques.
Un site est essentiellement une collection de différents types de contenu, tels que :
- pages
- Listes
- Calendriers
- Bibliothèques
… et d'autres applications
Cette fonctionnalité facilite la création et la gestion de sites Web internes et externes pour votre entreprise ou pour un usage personnel.
Vous pouvez créer des sous-sites sous votre site SharePoint principal. Vous pouvez considérer cela comme la création de dossiers plus volumineux dans votre système de fichiers. Cela vous permet de collecter facilement des matériaux et du contenu connexes qui méritent leur propre attention.
Par exemple, vous pouvez créer des sites individuels pour :
- Blogues
- Réunions
- Documents
- Les équipes, etc...
SharePoint propose deux principaux types de sites que vous pouvez créer, les sites d'équipe et les sites de communication.
- Site d'équipe SharePoint : Vous pouvez créer un site pour chaque équipe afin de créer des documents partage et collaboration facilités.
- Site de communication SharePoint : Ce type de site est pratique lorsque vous devez partager du contenu ou faire des annonces. Il vous permet de diffuser facilement n'importe quel message à un large public.
Les pages dans SharePoint sont des outils de collaboration clés que vous pouvez utiliser pour présenter du contenu à d'autres utilisateurs. Il existe deux principaux types de pages, les pages de navigation et les pages de destination.
- Pages de navigation : Ces pages agissent comme une sorte de page de destination ou de page d'accueil permettant aux utilisateurs de naviguer sur votre site Web. Par exemple, vous pourriez avoir une page d'accueil pour l'intranet de votre entreprise qui présente des informations de haut niveau et toutes les différentes catégories que les utilisateurs pourraient rechercher.
- Pages de destination : C'est là que vous aurez le contenu que les utilisateurs recherchent. Ces pages sont généralement construites autour de sujets spécifiques. Par exemple, si vous créez une équipe pour la "culture d'entreprise", un site Web SharePoint dédié sera créé automatiquement pour stocker tout contenu et ressources liés à cette équipe. Vous pouvez inclure des liens de votre page d'accueil pointant vers ce contenu.
Lors de la création de vos sites et pages SharePoint, il est important de réfléchir suffisamment à votre structure d'informations.
Planifiez soigneusement la combinaison de vos pages de navigation et de destination pour assurer une navigation facile et une expérience utilisateur fluide.
Si vous pouvez considérer le site SharePoint comme une boîte contenant différents types de contenu, une liste est essentiellement un tableau contenant les informations contenues dans chaque ligne.
Ce n'est pas différent des tableaux que vous créez dans Word ou Excel, sauf qu'une liste SharePoint est dotée de fonctionnalités puissantes pour la gestion des versions, l'approbation du contenu et les flux de travail.
Votre liste peut être une collection d'éléments connexes, tels que :
- Liens
- Annonces
- Calendriers
- Contacts
- Sites Web suggérés
… et beaucoup plus
SharePoint vous permet également de créer des listes personnalisées sous forme de liste ou de fiche technique modifiable. Vous pouvez avoir un forum de discussion, une liste des projets à venir, une liste de suivi des problèmes, un sondage, etc.
De plus, vous pouvez importer des feuilles de calcul à partir d'autres applications et même ajouter une liste des tâches de projet dues à l'aide d'un diagramme de type Gantt. Avec SharePoint, les possibilités sont infinies !
Les bibliothèques SharePoint sont similaires aux listes, mais, au lieu d'être simplement une table régulière pour la gestion des données ou du contenu, les bibliothèques sont des tables des documents eux-mêmes.
Ainsi, au lieu d'ajouter vos documents directement dans un dossier de fichiers, comme vous le feriez avec d'autres outils de gestion de documents, vous les placerez dans une bibliothèque de documents où il y a des colonnes qui facilitent l'organisation, le stockage et la recherche de vos documents.
Vous pouvez télécharger des fichiers Word et d'autres types de fichiers à partager avec votre équipe. Classez, étiquetez et catégorisez selon le contenu de votre cœur pour ne plus jamais perdre d'innombrables heures à fouiller dans des fichiers pour trouver les fichiers dont vous avez besoin.
Une autre fonctionnalité intéressante de la bibliothèque SharePoint est qu'elle vous permet de vérifier différents fichiers pour vous assurer qu'ils ne peuvent être édité par une personne à la fois.
Vous pouvez aussi conserver l'historique des révisions de chaque fichier afin que vous puissiez voir l'activité d'un document donné.
Les bibliothèques permettent de créer très facilement une structure logique pour vos documents grâce à l'utilisation de dossiers. La meilleure partie est qu'ils ne sont pas seulement pour les documents. Vous pouvez également utiliser d'autres types de bibliothèques, notamment :
- Bibliothèques d'images : Utilisez-le pour stocker vos fichiers image. Ceux-ci sont pratiques pour les blogueurs, les spécialistes du marketing des médias sociaux et d'autres créateurs de contenu qui ont besoin d'un moyen fiable de stocker des fichiers image.
- Bibliothèques de formulaires : Utilisez-les pour stocker des formulaires XML pour acheminer les informations via Microsoft InfoPath.
- Bibliothèques de pages Wiki : Ceux-ci vous offrent un moyen rapide de modifier le texte qui reste sur le Web avec des liens vers d'autres pages.
Les sites hub sont la clé pour créer une structure de site Web qui est logiquement de haut en bas.
Dans le passé, les sous-sites ne s'adaptaient pas bien si vous apportiez des modifications au site principal, mais les collections de sites de SharePoint vous permettent d'avoir une plus grande flexibilité afin que vous puissiez apporter des modifications à votre contenu à l'échelle de l'organisation sans interrompre toutes les connexions intranet de votre contenu.
Désormais, à mesure que votre entreprise évolue, votre SharePoint évolue également. En effet, les sites hub modélisent les relations entre le contenu sous forme de liens, par opposition à la propriété ou à la hiérarchie. Cela facilite grandement l'adaptation aux changements de haut niveau.
Voilà. Les principaux éléments constitutifs de SharePoint.
Vous pouvez créer ces types de contenu et d'autres sur n'importe quel site donné
Vous pouvez partager ces types de contenu avec des utilisateurs du réseau de votre organisation avec lesquels vous souhaitez collaborer, tels que des collègues, des employés, etc. Vous pouvez également donner accès à des personnes extérieures à votre réseau, telles que des fournisseurs, des partenaires, etc.
Étape #3 : Gestion de contenu – Comprendre le système
Maintenant que vous avez votre contenu, il est temps de comprendre comment vous pouvez utiliser la plateforme pour partager et collaborer avec d'autres.
SharePoint dispose d'un puissant système de gestion de contenu (CMS) qui facilite la gestion de votre site.
Les sites de publication utilisent des CMS comme WordPress, Joomla, etc., mais le CMS de ce logiciel met fortement l'accent sur la facilité d'utilisation, l'intégration et l'automatisation.
En fait, l'un des principaux avantages de SharePoint en tant que CMS est qu'il fournit aux équipes un centre d'enregistrements qui facilite gérer le stockage des enregistrements et la conformité.
Avec ce puissant CMS, vous pouvez partager des données, des fichiers, des actualités et des ressources. Vous pouvez également personnaliser votre site Web pour rationaliser tout votre travail.
Le logiciel facilite la collaboration en toute sécurité et sans effort sur tous les types d'appareils.
Voici quelques-unes des fonctionnalités de base du CMS :
- Création de contenu : SharePoint permet aux utilisateurs de créer et de modifier facilement du contenu.
- Publication de contenu : Le logiciel vous permet de publier du contenu en ligne en un clic.
- Stockage de contenu : Le CMS stocke le contenu de manière efficace et sécurisée pour une récupération facile.
- Gestion du flux de travail : Cette fonctionnalité définit la façon dont les tâches sont structurées, ainsi que qui les exécute, comment elles sont suivies et comment les informations circulent d'un utilisateur à l'autre.
Conseil de pro : personnalisation SharePoint : SharePoint vous offre plusieurs options pour personnaliser votre tableau de bord. C'est une bonne idée d'utiliser autant que possible les fonctionnalités prêtes à l'emploi du logiciel - après tout, pourquoi payer pour des applications tierces alors que vous pouvez obtenir les mêmes fonctionnalités gratuitement ?
Mais si tu faire besoin de personnaliser la plate-forme, le site Web contient des tonnes de ressources, d'outils et de techniques pour vous aider à commencer à personnaliser SharePoint.
Vous pouvez également apprendre à créer des solutions, des compléments et des applications SharePoint Framework.
En plus de la création de contenu, du stockage, de la publication et de la gestion des flux de travail, ce CMS propose également des outils pour créer un environnement de collaboration sociale que vous pouvez utiliser pour stimuler l'engagement et le moral dans votre organisation.
Avec cette fonctionnalité, vous pouvez travailler, collaborer, communiquer et organiser avec plusieurs personnes à partir d'un seul endroit pratique.
Vous pouvez créer des éléments tels que :
- Profils d'utilisateurs détaillés
- Bibliothèques de documents
- Calendriers partagés
- Forums de discussion
… et beaucoup plus
Il s'agit d'une excellente fonctionnalité à exploiter si la culture de votre entreprise implique l'engagement et l'information de vos employés pour renforcer la cohésion sur l'ensemble de votre intranet.
tu pourras améliorez l'efficacité de votre organisation en partageant des applications et des ressources communes sur vos sites de communication.
Vous pouvez également utiliser les communautés SharePoint comme moyen d'engager et d'informer votre organisation. Par exemple, les employés peuvent rester informés grâce à des actualités ciblées et personnalisées, que ce soit sur le Web ou sur les applications mobiles de SharePoint.
Ils peuvent regrouper toutes les actualités des différents sites dont ils sont membres. S'ils n'ont pas le temps de lire les publications, ils peuvent les conserver pour plus tard.
À partir de ce tableau de bord, les utilisateurs peuvent également voir toutes les dernières activités, telles que les nouvelles publications des sites qu'ils suivent.
Étape #5 : Définissez les autorisations pour votre contenu
Avec les groupes SharePoint, vous pouvez facilement contrôler l'accès. Définissez des autorisations pour des groupes ou des ensembles d'utilisateurs, plutôt que pour des utilisateurs individuels. Vous pouvez définir différents niveaux d'autorisation pour chaque groupe SharePoint.
Les niveaux d'autorisation ne sont que des ensembles de individuel autorisations, telles comme:
- Ouvrir
- Voir
- Modifier
- Télécharger
- Supprimer, etc...
Chaque fois qu'un utilisateur est ajouté à ce groupe, il obtient automatiquement le même niveau d'autorisation que le reste du groupe.
En fonction de la complexité de vos besoins (ou de ceux de votre organisation), vous pouvez organiser les utilisateurs en différents groupes en leur attribuant différents types d'autorisations.
Voici un bref aperçu de certains des différents groupes SharePoint créés automatiquement lorsque vous créez un site SharePoint à l'aide d'un modèle standard :
- Les propriétaires: Ce sont les personnes avec un contrôle total qui pourront gérer les autorisations du site, l'apparence, les paramètres, etc.
- Gestionnaires de hiérarchie : Ces utilisateurs peuvent gérer la hiérarchie du groupe en créant des sites, des listes, des documents, etc.
- Membres: Ces utilisateurs peuvent afficher, modifier ou contribuer au contenu du site. Vous bénéficiez toujours d'un contrôle granulaire sur les autorisations de ce groupe.
- Utilisateurs du déploiement rapide : Ces utilisateurs sont autorisés à contribuer au site. Ils peuvent planifier des tâches de déploiement de contenu.
- Lecteurs/Visiteurs/Téléspectateurs : Ils peuvent voir le contenu du site, mais pas le modifier ni le télécharger. Vous pouvez personnaliser davantage les autorisations des lecteurs pour leur permettre d'afficher les documents et les pages, mais pas les versions, etc.
Pour faire court, vous obtenez une liste de approbateurset vous pouvez décider de ce qu'ils doivent approuver.
Par exemple, vous pouvez avoir des concepteurs qui disposent d'autorisations leur permettant d'approuver des conceptions.
Autrement dit, les membres de ce groupe peuvent avoir la possibilité de modifier des listes, des pages et des bibliothèques de documents sur le site concerné. Vous pouvez également autoriser les concepteurs à créer des pages maîtres, des mises en page, etc., et à apporter des modifications à la galerie de pages maîtres.
Il est clair que SharePoint est l'approche moderne de la collaboration en équipe. Il renforce le travail d'équipe grâce à l'utilisation de sites dynamiques et productifs pour chaque équipe, projet, département et division.
Voici quelques bonnes pratiques que tous les utilisateurs de SharePoint doivent connaître. En tant que débutant, ces conseils vous aideront à utiliser l'outil de la manière la plus productive possible afin que vous puissiez faire des choses sans effort.
1. Ayez des noms de fichiers cohérents : Plus vous avez de documents, plus il sera important d'apporter de la cohérence dans la dénomination de vos fichiers afin que vous puissiez trouver rapidement et facilement les informations dont vous avez besoin.
2. Utilisez des balises : Même avec une convention de dénomination cohérente, vous pourriez avoir des difficultés à trouver des documents spécifiques. Utilisez des balises sur chaque document pour faciliter la localisation des fichiers dans chaque catégorie.
3. Utilisez la fonction « Verrouillage de document » : Maintenez la sécurité de vos données en verrouillant les documents afin qu'aucune personne non autorisée ne puisse modifier les documents ou fichiers partagés.
Conclusion
La clé pour utiliser SharePoint avec succès est de comprendre les capacités de la plate-forme ainsi que ses limites techniques afin que vous puissiez en tirer le meilleur parti dans votre propre entreprise.
La gestion des documents est la fonctionnalité la plus puissante du logiciel. La plate-forme est également un excellent canal de communication et peut être utilisée pour créer un portail intranet pratique avec des pages de destination.
SharePoint sert également de base de connaissances solide et peut être un référentiel efficace d'informations pour les applications et les flux de travail personnalisés.
Dans l'ensemble, c'est un outil impressionnant avec des capacités de haut niveau. C'est le couteau suisse de la collaboration et maintenant vous savez tout ce dont vous avez besoin pour utiliser ce puissant logiciel comme un pro.
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