Top 20 des trucs et astuces Microsoft Teams

Microsoft Teams est l'une des applications de messagerie les plus utiles utilisées par les organisations, les entreprises et les écoles du monde entier.

Puisqu'il s'agit d'une application de communication orientée entreprise, elle sert également de lieu de travail virtuel qui facilite la collaboration, la productivité et la communication.

Il vous faudra peut-être un certain temps pour apprendre Microsoft Teams et dans cet article, vous découvrirez les 20 meilleurs trucs et astuces de Microsoft Teams.

Ces conseils et astuces vous aideront à améliorer votre efficacité, votre productivité et vous aideront à tirer le meilleur parti de Microsoft Teams pour vous-même et pour votre entreprise/organisation, alors restez à l'écoute !

Trucs et astuces Microsoft Teams

1. Apprendre et utiliser les raccourcis

Avant d'apprendre quoi que ce soit d'autre dans Teams, apprendre certains des raccourcis les plus élémentaires vous aidera à améliorer la façon dont vous naviguez et utilisez Teams.

Il existe des dizaines de raccourcis pour chaque partie de Teams afin que vous puissiez contrôler vos réunions, vos messages et votre navigation.

Vous devez garder à l'esprit que les raccourcis sont presque similaires pour les versions de bureau et Web de Teams. Cependant, une version Web peut manquer de certains des raccourcis que vous pouvez utiliser dans la version de bureau.

De plus, il existe une différence entre les raccourcis pour la version Windows et la version macOS.

La meilleure façon d'apprendre les raccourcis est d'appuyer sur la Touches Ctrl + Point ensemble sous Windows ou la Touches Commande + Point ensemble sur un macOS. Cela vous montrera une liste de tous les raccourcis et commandes que vous pouvez utiliser.

Vous pouvez également vérifier les raccourcis sur la page officielle des raccourcis Microsoft Teams.

2. Effectuez vos recherches plus rapidement

Microsoft Teams n'a pas seulement des raccourcis sur lesquels vous pouvez appuyer sur le clavier, mais il intègre également des raccourcis dans son moteur de recherche.

Cela signifie que vous pouvez utiliser des raccourcis pour effectuer vos recherches plus rapidement en affinant ce que vous recherchez avec une seule commande.

Tous les raccourcis que vous pouvez utiliser dans les requêtes de recherche commencent par une barre oblique. Par exemple, si vous souhaitez accéder à vos messages enregistrés, vous pouvez taper /saved et vous obtiendrez tous vos messages et conversations enregistrés en quelques secondes.

Pour trouver toutes les commandes que vous pouvez utiliser et dont vous pouvez profiter, il vous suffit de tapez le symbole barre oblique (/) dans la barre de recherche et appuyez sur Entrée. Cela fera apparaître une liste complète de raccourcis de recherche que vous pouvez utiliser pour améliorer vos recherches.

3. Trouvez des conversations en quelques secondes

Lorsque vous recherchez des conversations, vous pouvez parcourir une longue liste. Et si vous recherchez une conversation spécifique qui s'est déroulée il y a des mois, vous pouvez passer des heures à la rechercher.

Mais si vous prenez le temps d'apprendre quelques astuces de recherche de conversation, vous pouvez trouver des conversations presque immédiatement et vous faire gagner des heures.

Lorsque vous recherchez une conversation, vous pouvez utiliser l'une des commandes suivantes dans la barre de recherche :

• "À partir de:"
• "Expédié:"
• "Sujet:"
• "Dans:"

Vous devez conserver les deux-points mais vous pouvez ajouter toute autre information après la commande. Cela vous aidera à affiner votre recherche et à trouver des conversations spécifiques de personnes dans vos équipes.

En plus de cela, vous pouvez utiliser ces commandes pour rechercher des dossiers spécifiques, tels que le dossier envoyé. Et la grande chose est que vous pouvez ajouter des mots-clés plus spécifiques après les commandes pour affiner davantage vos recherches de conversation.

4. Filtrez votre communication (@Mention)

Travailler dans une grande équipe ne sera pas toujours facile lorsque vous devrez revenir à vos anciennes conversations ou retrouver des fichiers envoyés il y a des semaines ou des mois.

C'est donc l'une des astuces que vous pouvez commencer à mettre en œuvre pour faciliter vos futures recherches.

Chaque fois que vous démarrez une conversation ou que vous devez envoyer un message rapide, utilisez @mention juste avant de saisir le message dans le chat.

Cela vous aidera à mentionner une personne spécifique même dans un chat où il y a plus d'une personne incluse. La personne recevra la notification et verra le message plus tôt.

D'autre part, vous pourrez également rechercher rapidement les messages avec cette personne spécifique tant que vous commencez à mentionner des personnes dans les messages que vous envoyez.

5. Changez votre arrière-plan

L'arrière-plan est l'une des fonctionnalités les plus négligées de Microsoft Teams. Alors que beaucoup de gens pensent que c'est uniquement pour personnaliser l'apparence, cela peut en fait être utilisé pour améliorer l'efficacité en minimisant la distraction.

Vous ne pourrez peut-être pas toujours travailler dans une belle pièce avec un joli fond. Au lieu de vous soucier de votre pièce et de votre environnement, vous pouvez flouter votre arrière-plan.

Cela aidera à minimiser les distractions pour les autres, mais aussi à vous rassurer, car vous n'aurez pas à vous inquiéter si vous avez suffisamment nettoyé votre chambre avant de prendre cet appel vidéo Microsoft Teams.

Et bien sûr, vous pouvez le recommander à d'autres personnes de votre équipe afin que vous ne soyez pas non plus distrait par leur expérience.

6. Réduisez le temps d'attente en utilisant des messages urgents

Lorsque vous faites partie d'une équipe plus importante mais que vous avez besoin d'une réponse ou d'une révision rapidement, vous pouvez constater que votre communication est un peu plus lente sur Teams que si c'était en personne.

Cependant, il existe une solution à cela et c'est une fonctionnalité appelée Messages urgents.

Lorsque vous rédigez un nouveau message, vous pouvez cliquer sur le bouton urgent ou important au-dessus de la zone de composition du texte.

En marquant votre message avec la fonction urgente, il y aura une notification toutes les deux minutes pour le message au destinataire dans les 20 premières minutes suivant son envoi.

De cette façon, vous pourrez obtenir une réponse beaucoup plus rapidement, généralement dans les cinq premières minutes ou moins après l'envoi du message.

Lorsque vous ne pouvez pas vous rendre directement dans le bureau de quelqu'un pour le joindre, c'est le meilleur substitut que vous puissiez obtenir dans Teams.

7. Connectez vos équipes avec des applications tierces

Ce qui est génial avec Teams, c'est qu'il peut être intégré à des applications tierces et qu'il est même livré avec certaines intégrations.

Bien sûr, Office est intégré à Teams, ce qui peut aider à augmenter la productivité, combiné au partage de fichiers et à la collaboration, ce qui améliore le flux de travail en temps réel, même lorsque vous travaillez à distance.

Mais il existe également des applications tierces supplémentaires telles que Yammer qui peuvent être utilisées pour améliorer le flux de vos réunions Teams.

Yammer est une application qui introduit le style de questions-réponses et le type de réunion. Cela permet de structurer davantage la conversation et de permettre aux équipes de discuter de sujets importants ou de réfléchir ensemble à des idées tout en éliminant les questions ensemble.

8. Améliorez les appels d'équipe en utilisant les réactions

Lorsque vous organisez une réunion par appel vidéo sur Teams, il existe une fonctionnalité souvent négligée appelée Réactions.

Ces réactions vous permettent de réagir à certains participants de la réunion quand vous le souhaitez. Par exemple, la réaction la plus courante que vous pouvez utiliser est un pouce levé, entre autres.

Avec l'utilisation de ces réactions, vous pouvez être d'accord, en désaccord ou partager votre opinion ou ce que vous ressentez sur un certain sujet sans interrompre l'orateur.

Lorsqu'il y a de nombreux participants à une réunion d'équipe, cela peut aider à maintenir le flux de travail avec tout le monde sur la même page. En outre, cela peut réduire les interruptions et les distractions.

Et si vous combinez cela avec une application tierce comme Yammer, vous pourrez mieux contrôler le flux des réunions.

9. Écoutez au lieu de lire les messages

Microsoft Teams est intégré à une fonctionnalité de lecteur immersif qui n'est pas très connue des utilisateurs.

Cette fonctionnalité vous aide à suivre vos tâches, à minimiser les distractions et à améliorer votre multitâche. Au lieu d'avoir à ouvrir et à lire chaque message ou notification que vous recevez, un lecteur immersif peut le lire à haute voix pour vous.

Que vous soyez plongé dans votre travail et que vous ne puissiez pas vous permettre une distraction, mais que vous ayez toujours besoin de vérifier chaque notification que vous recevez de votre équipe, c'est une très bonne astuce à utiliser.

Il est également utile même si vous ne travaillez pas mais souhaitez tout de même rester informé des messages et notifications urgents dans vos équipes.

C'est super utile si vous conduisez pour vous rendre au travail et que vous ne pouvez pas utiliser votre téléphone mais que vous pouvez toujours entendre des messages et des notifications sans avoir à vous arrêter.

10. Activez les transcriptions en direct

Les transcriptions sont une fonctionnalité disponible dans Teams que vous pouvez activer pour chaque réunion que vous avez. C'est une excellente astuce et nous pensons que vous devriez le faire pour plusieurs raisons.

Avec les transcriptions activées, tout membre en retard à la réunion peut rapidement rattraper son retard sur ce qui a été discuté. Cependant, vous pouvez également télécharger des transcriptions et les conserver comme rappel des réunions.

Vous pouvez également utiliser des transcriptions pour recueillir des informations longtemps après la fin de la réunion. Mais ce qui est également important, c'est que vous pouvez rechercher instantanément vos transcriptions, même en temps réel pendant que votre réunion est événement.

Vous devrez activer la transcription pour chaque réunion. Pour ce faire, vous cliquez sur trois points qui ouvrent un menu déroulant de fonctionnalités et cliquez sur le bouton "Démarrer la transcription".

11. Réorganisez toutes les équipes dont vous faites partie

Si vous faites partie de plusieurs équipes et canaux, vous pouvez les réorganiser en les faisant glisser et en les déposant dans votre commande.

Il y a aussi un endroit où vous pouvez épingler les meilleures équipes pour les garder au sommet. Au sein de chaque équipe, vous pouvez également choisir d'afficher ou non les chaînes. Nous vous recommandons de garder les canaux cachés pour un meilleur aperçu de vos équipes.

Chaque fois que vous avez besoin d'accéder à des canaux au sein d'une équipe, vous pouvez rapidement ouvrir le menu des canaux et ouvrir un canal spécifique.

C'est l'une des fonctionnalités sur lesquelles les utilisateurs pourraient accidentellement tomber, mais cela peut aider à l'organisation. C'est particulièrement utile pour les personnes qui traitent de nombreux canaux à la fois ou qui font partie de plusieurs équipes.

Même quelques canaux d'équipe peuvent rendre les choses occupées dans Teams. Par conséquent, épingler les plus importants et trier ou réorganiser la liste par priorité est un meilleur moyen.

12. Restez mieux connecté avec la durée du statut

Le statut est une fonctionnalité intéressante qui vous permet de définir manuellement si vous êtes en ligne et prêt pour le travail, occupé ou si vous vous êtes éloigné un peu.

Vous pouvez même choisir d'apparaître hors ligne ou absent. Si tous les membres d'une équipe utilisent Status de la bonne manière, cela peut aider l'ensemble de l'équipe à fonctionner beaucoup plus. Vous n'aurez jamais à vous demander si quelqu'un est disponible ou non.

Mais ce qui est encore mieux, c'est que Microsoft Teams a ajouté une fonctionnalité de durée de statut. Maintenant, vous pouvez choisir la durée pendant laquelle vous souhaitez que le statut défini soit.

Ainsi, lorsque la durée du statut est terminée, il reviendra à un statut par défaut ou à un statut de votre choix.

13. Enregistrer les messages importants sous forme de mémos

Certains messages seront super importants et vous ne voulez pas qu'ils se perdent dans la mer de messages que vous traitez quotidiennement.

Par conséquent, un bon conseil consiste à commencer à utiliser une fonctionnalité Teams qui vous permet de marquer un message spécifique comme un message ou un fil de discussion important.

Ainsi, quel que soit le nombre de messages que vous marquez, vous pourrez toujours y accéder via la fonction "Enregistré" dans le menu déroulant de votre profil.

Cela vous donnera rapidement accès aux messages les plus importants que vous avez enregistrés pour une utilisation ultérieure afin de ne jamais les perdre. De plus, vous pouvez éviter de rechercher sans fin des messages importants qui peuvent vous aider à rester plus productif.

14. Améliorer la communication en épinglant un message

Alors que certains trouvent plus facile de communiquer avec une équipe à l'aide de Microsoft Teams, d'autres trouvent cela un peu plus difficile.

Il est important de garder la communication ouverte et claire et vous pouvez le faire en commençant à épingler des messages importants qui peuvent servir de notifications. Chaque membre du fil pourra voir le message épinglé et d'une certaine manière, il peut servir de notification ou de rappel.

Une autre chose que vous pouvez faire pour améliorer la communication est de ne répondre qu'à des messages spécifiques. Vous pouvez même le combiner avec la fonctionnalité @mention mentionnée précédemment.

Cela aidera à garder les fils de discussion les plus occupés propres et personne ne se demandera à qui le message est destiné.

15. Utilisez des sondages pour recueillir facilement des informations

Lorsque vous avez une équipe pleine de personnes et que vous avez besoin de découvrir quelque chose de spécifique mais que vous ne voulez pas interrompre le flux de la chaîne, les sondages sont une excellente astuce à utiliser.

L'icône du sondage se trouve juste en dessous du chat où vous tapez généralement votre message. Cette fonctionnalité est également négligée, mais elle peut vous aider à rédiger la question et même les réponses possibles.

Lorsque vous ajoutez vos réponses possibles sous la question, vous pouvez également configurer le sondage pour qu'il accepte plusieurs réponses.

Que vous souhaitiez obtenir des commentaires rapides sur quelque chose, obtenir l'opinion de tout le monde ou prendre une décision, il n'y a pas de meilleur moyen de le faire que de tirer le meilleur parti de la fonction de sondage.

Bien sûr, gardez à l'esprit que le sondage que vous avez créé n'est disponible que dans le chat dans lequel vous l'avez créé. Si vous souhaitez l'utiliser dans d'autres chats, vous devrez créer un autre sondage.

16. Prenez le contrôle de vos notifications

Par défaut, Microsoft Teams peut vous montrer un tas de notifications, pensant qu'elles ont toutes la même importance pour vous.

Vous avez probablement des équipes et des threads de priorités différentes, ce ne sera donc pas le moyen le plus efficace d'être averti.

Au lieu de cela, vous devez vous diriger vers les paramètres, puis vers le centre de notification. Là, vous pouvez vous assurer de suivre vos chaînes les plus importantes en choisissant le type de notifications que vous souhaitez recevoir.

Pour les canaux moins importants, vous pouvez réduire le nombre de notifications que vous recevez.

L'avantage des notifications Teams est qu'elles vous offrent de nombreux choix afin que vous puissiez les personnaliser selon vos préférences.

En conséquence, vous pouvez vous assurer de ne jamais manquer une notification importante et de ne pas être dérangé par des notifications qui pourraient ne pas être importantes pour vous.

17. Intégrez des utilisateurs hors équipe dans vos équipes à l'aide d'onglets

Peu d'utilisateurs de Microsoft Teams le savent, mais vous pouvez intégrer d'autres moyens de communication directement dans Teams.

Même si vous ne pouvez pas intégrer directement d'autres applications telles que Slack, vous pouvez le faire via Mio.

Mio est une intégration à travers laquelle vous pouvez intégrer des chats à partir d'applications tierces telles que Slack, Webex ou même Zoom.

De cette façon, vous pouvez conserver toutes vos discussions au même endroit pour un accès plus facile, une productivité accrue et une meilleure polyvalence.

Ces chats fonctionnent parfaitement et vous pouvez même répondre avec des emojis ou des GIF pour ne perdre aucune fonctionnalité. Au lieu de cela, vous gagnerez du temps car vous n'aurez pas à basculer entre ces applications.

18. Sécurisez vos équipes

Oui, Microsoft Teams est livré avec un système de chiffrement intégré de bout en bout. Cependant, il existe un moyen d'améliorer davantage la sécurité, en particulier pour les fichiers partagés.

Si vous avez des fichiers importants et que vous travaillez sur des projets super importants qui ne peuvent pas être divulgués et ne doivent être accessibles à personne, voici une solution.

SharePoint est une plate-forme conçue par Microsoft pour augmenter la sécurité et fournir une bien meilleure sécurité de partage de fichiers.

La grande chose est qu'il est intégré à Teams, mais vous devez toujours le choisir manuellement lorsque vous cliquez sur "Fichiers" dans le canal.

La prochaine fois, sélectionnez Partager avec SharePoint et tous vos fichiers importants seront envoyés et protégés par un système de sécurité encore meilleur.

Vous pouvez toujours partager vos fichiers avec les participants de votre chaîne, et ces participants peuvent utiliser Office ou d'autres applications pour collaborer sur ces fichiers avec vous.

19. Invitez tout le monde en masse à votre équipe

Si vous devez créer une nouvelle équipe et que vous savez qu'elle sera composée de nombreuses personnes, vous pouvez envoyer une invitation à toutes pour gagner du temps.

Pour ce faire, vous devez créer une équipe, choisir de la créer à partir de zéro et cliquer sur la fonctionnalité à l'échelle de l'organisation.

Tout ce que vous avez à faire est de choisir le nom de votre équipe et de cliquer sur créer. Lorsque vous créez votre équipe, elle sera automatiquement partagée avec tous vos membres à l'exception des utilisateurs invités de vos équipes.

Les utilisateurs qui seront automatiquement invités sont tous vos utilisateurs sur la liste que vous avez dans Microsoft 365, et lorsque vous ajoutez ou supprimez quelqu'un de la liste, ils seront également supprimés de l'équipe.

20. Traduire au sein des équipes

Si vous travaillez avec des clients à l'étranger ou si vous avez des travailleurs qualifiés au sein de votre équipe qui parlent une langue différente, vous pouvez toujours communiquer avec la traduction intégrée.

Les équipes fournissent des fonctionnalités de traduction qui vous aident à traduire le texte. Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner le texte que vous souhaitez traduire, de cliquer sur les trois points et de sélectionner Traduire.

La traduction n'est pas parfaite, mais elle est efficace et suffisamment bonne pour que vous puissiez suivre le rythme du travail.

Il existe également une traduction en temps réel pour les appels vidéo qui traduit la langue et l'affiche sous forme de sous-titre.

Il s'agit d'une fonctionnalité intéressante qui pourrait ne pas être vue dans d'autres outils similaires. Tout ce que vous avez à faire est d'activer la fonctionnalité en cliquant sur les trois points, puis en cliquant sur le bouton Traduire.

Résumé

Bien que vous n'ayez peut-être pas besoin d'utiliser les 20 trucs et astuces de Microsoft Teams, vous pouvez en choisir au moins quelques-uns et les essayer la prochaine fois que vous utiliserez Teams.

Non seulement cela améliorera votre efficacité et votre productivité, mais vous pourrez également collaborer à un niveau différent.

Les raccourcis peuvent vous aider à naviguer et à faire plus en moins de temps, mais certaines autres fonctionnalités peuvent vous aider à améliorer le flux de travail et aider votre équipe à mieux travailler.

Aussi, n'hésitez pas à partager certains de ces conseils avec votre équipe pour les aider. Cela augmentera le niveau de votre équipe et améliorera la communication, que ce soit par chat, audio ou vidéo.