Análisis de proceso

El análisis de procesos es una metodología que describe los diferentes pasos que componen un proceso.

Es importante enfatizar que analizar cada etapa del proceso es importante, ya que algunas agregan valor y otras solo generan desperdicio. El análisis permite identificar medidas negativas para el buen funcionamiento de la empresa. Lo que se busca al hacer análisis de procesos es reducir o eliminar los pasos que resultan en desperdicio.

Por otro lado, conocer y comprender cómo opera el proceso ayuda a mejorar y asegurar la competitividad de la empresa. Esto, porque permite examinar en general cómo funciona el proceso e incluso se pueden obtener datos numéricos. Estos datos proporcionan un indicador del tiempo de procesamiento requerido, la cantidad de desperdicio, cuántas personas están involucradas y los costos involucrados.

En definitiva, lo que busca al hacer un análisis de proceso es separar los pasos que componen el proceso. Luego, estudie cada paso por separado, para finalmente determinar si está funcionando correctamente, o si no lo hace, encuentre una manera de solucionarlo.

Un concepto importante en el análisis de procesos

Primero, los conceptos más importantes que debe dominar para comprender mejor el análisis de procesos son:

¿Qué es un proceso?

Un proceso es un conjunto de pasos o actividades relacionados con el objetivo de lograr un resultado determinado. Cada proceso implica una serie de entradas, que se convierten en salidas. La salida está de acuerdo con el final o el resultado esperado.

¿Qué es el análisis?

El análisis es un método que consiste en identificar los componentes que componen una unidad o una unidad. Luego, procedimos a separar los componentes individuales. Cada componente debe estudiarse en detalle para determinar sus características, naturaleza y cómo funciona.

Pasos para desarrollar un análisis de proceso

Los principales pasos para realizar un análisis de proceso son los siguientes:

1. El proceso de identificación

Para comenzar a realizar un análisis de procesos, primero debe identificar el proceso que está causando el problema. Esto es para arreglarlo. Un proceso que necesita mejorarse es un proceso que no cumple con los objetivos establecidos.

2. Designar un equipo de trabajo

Una vez identificado el proceso a mejorar, el siguiente paso es designar un grupo de personas que deben revisarlo y analizarlo. Lo mejor es elegir personas que conozcan el proceso o estén relacionadas con ellas.

El equipo de trabajo debe estar formado por:

• Alguien que actúa como líder de equipo.
• Un ejecutivo de empresa con capacidad para la toma de decisiones.
• Un grupo de trabajadores que comprenden el proceso.
• Trabajadores de otros departamentos que deseen monitorear de cerca las reparaciones.

3. Cree un diagrama de proceso

Luego, se dibuja un diagrama de proceso. Este diagrama facilita una visualización gráfica del proceso a reparar. Los diagramas le permiten comprender el proceso de una manera sencilla y responsabilizar a cada miembro del equipo por el trabajo que deben realizar. En este paso, es más fácil determinar las fechas de inicio y finalización del análisis del proceso.

4. Conozca el estado actual del proceso

Este paso le dice cómo va un proceso. Además, debemos encontrar la forma óptima de implementarlo para obtener mejores resultados. Para lograr la mejora del proceso, es importante conocer las opiniones de los trabajadores involucrados. También es necesario revisar datos numéricos sobre la eficiencia del proceso, cuáles son los objetivos finales del proceso y las limitaciones que pueden afectarlos.

5. Determinar los aspectos de mejora

Después de conocer el rendimiento actual del proceso, es importante determinar qué aspectos deben mejorarse. Los aspectos a mejorar deben correlacionarse con los objetivos esperados del proceso.

6. Proceso rediseñado que se mejoró

Finalmente, después de realizar todos los pasos anteriores, se rediseña el nuevo proceso mejorado. Este rediseño se puede realizar con toda la información obtenida durante los pasos mencionados. El rediseño de nuevos procesos debe centrarse en alcanzar los objetivos Si se alcanzan las metas esperadas, el análisis será exitoso y la empresa trabajará de manera más eficiente.

Los beneficios de hacer análisis de procesos

Sin duda, el propósito de analizar un proceso no es solo recopilar datos e información. Lo importante es que los datos y la información obtenida se puedan utilizar para realizar las mejoras adecuadas y necesarias en el proceso. De lo contrario, solo estará desperdiciando su tiempo, esfuerzo y recursos.

Los beneficios que se pueden lograr utilizando esta metodología son:

• Mejora la calidad del proceso.
• Mejorar la eficiencia de la empresa.
• Reducir el costo del proceso aplicado.
• Simplifique el trabajo y las actividades.
• Hacer el trabajo en general más eficiente y seguro.

Tipo de análisis de proceso

Los dos tipos más importantes de análisis de procesos son:

• Análisis de tareas de proceso: En el análisis de tareas de proceso, el enfoque principal está en las actividades y tareas que realizan las personas. Entonces, lo más importante en este análisis son las personas o lo que hacen.
• Análisis de producto de proceso: El análisis de producto se centra en lo que se puede hacer con un objeto. Lo que importa es el objeto o lo que se puede hacer con él.

Por supuesto, en el análisis puede encontrar el orden de los pasos en todo el proceso. Estos pasos y sus secuencias correspondientes se pueden representar gráficamente mediante ciertos símbolos.

Hoja de trabajo para análisis de procesos

Generalmente, para realizar un análisis de proceso, se puede utilizar una hoja simple que debe contener las siguientes columnas:

• Monto: Aquí se registran los números correspondientes a cada etapa del proceso, en el orden requerido.
• Paso: La columna de pasos se utiliza para registrar y describir cada paso que se debe seguir en un proceso.
• Flujo: La simbología utilizada para visualizar el flujo del proceso se coloca en la columna de flujo.
• Clima: En esta columna, se utiliza la unidad de medida de tiempo apropiada para registrar el desempeño de cada paso.
• Símbolos gráficos: En esta sección, el orden correcto de cada paso del proceso está representado por símbolos.

La hoja de trabajo de análisis del proceso se representará de la siguiente manera:

En conclusión, concluimos diciendo que el análisis de procesos es una metodología muy útil para cualquier empresa, pues cuando se realiza un análisis de procesos adecuado es muy fácil identificar y evaluar todos los pasos que se pueden mejorar en los procesos que presentan. algún tipo de problema. Además, ayuda en la toma de decisiones para llevar a cabo rediseños de procesos que deben mejorarse para que se alcancen las metas.