Por qué las aplicaciones de mensajería siguen siendo útiles en la oficina

La mayoría de las personas que usan aplicaciones de chat en equipo ahora no las usaban hace un par de años. A principios de marzo de 2020, alrededor de 32 millones de personas usaban Microsoft Teams. Un año después, esa cifra era de 145 millones. Eso significa que tres cuartas partes de las personas que usan Teams comenzaron a usarlo durante la pandemia.

Es solo un ejemplo de cómo la pandemia obligó a las empresas a probar nuevas herramientas a medida que se adaptaban al trabajo remoto.

Y sí, las aplicaciones de chat en equipo, una categoría que también incluye herramientas como Slack y Google Chat, facilitan el trabajo remoto. Incluso diría que son los que hacen posible el trabajo remoto. Pero eso no significa que las aplicaciones de chat en equipo sean necesarias para el trabajo remoto: estas herramientas no dejarán de ser útiles solo porque su equipo regrese a sus escritorios.

He aquí por qué tiene sentido seguir usando Teams, Slack, Chat o cualquier otra aplicación de chat de equipo mientras su empresa regresa a la oficina.

Controla los mensajes que ves

Mi argumento aquí se reduce a dos palabras: responda a todos.

Los hilos de correo electrónico de trabajo largo son legendarios. Creo que todos hemos estado en al menos uno de esos hilos donde la mitad de las respuestas son «por favor, sáquenme de este hilo», un mensaje que nunca ha funcionado en la historia de la humanidad. Señala un hecho interesante sobre el correo electrónico: el remitente tiene el control de quién recibe el mensaje.

Las aplicaciones de chat de equipo no funcionan de esta manera. Tú decides en qué canales estás y, como tal, qué mensajes ves. Claro, otras personas pueden etiquetarte, pero esa es una elección más intencional que incluirte en un hilo de correo electrónico; tiende a suceder solo cuando eres realmente esencial para una conversación. Y en las aplicaciones de chat de equipo, generalmente puede dejar un hilo en el que ya no está interesado, lo que significa que no tiene que enviar un mensaje de «por favor elimíneme de este hilo» al vacío.

«El correo electrónico solía estar lleno de mensajes de actualización de estado como ‘Estoy llegando tarde / enfermo / tomando medio día'», me dijo Jill Duffy, escritora independiente y autora de The Everything Guide to Remote Work. «Las preguntas se perdían entre largos hilos de correo electrónico sin notificaciones @ … y la gente sería copiada en CC sin piedad e innecesariamente en hilos de correo electrónico cuando se trataba de una situación para su información».

Las aplicaciones de chat de equipo ofrecen un lugar para vivir esa información (incluidas características como estados) y permiten a las personas mantenerse al día con esos mensajes en su propio tiempo.

Tener este tipo de control sobre lo que hace y lo que no ve puede liberar mucho tiempo y energía mental, y es tan cierto en la oficina como cuando se trabaja de forma remota.

Mantenga la comunicación interna y externa separadas

Sin aplicaciones de chat de equipo, cada conversación termina en un correo electrónico, ya sea de un compañero de equipo, un cliente o un socio. Y aunque el correo electrónico a menudo tiene sentido para los clientes y socios, no es un gran lugar para la mayoría de las cosas que su equipo necesita decirse entre sí.

«Slack, Teams y otras aplicaciones de mensajería de equipo ciertamente tienen sus problemas con la avalancha de información, pero al menos ahora está separada del diluvio de correo electrónico, que es», dijo Duffy. Es más fácil mantenerse al día con las comunicaciones externas por correo electrónico, y asegurarse de que nada se escape por las grietas, cuando las conversaciones internas suceden en otro lugar.

Evite las interrupciones en persona

Todas las oficinas en las que he trabajado tenían alguna variación de la regla de los auriculares: si alguien usa auriculares, eso significa que está tratando de concentrarse y no debes interrumpirlo. Otros lugares de trabajo tienen reglas diferentes; una puerta de oficina cerrada podría significar lo mismo, por ejemplo.

Pero el hecho de que quieras concentrarte no significa que otras personas no necesiten nada de ti. Esta es otra razón por la que las aplicaciones de chat en equipo son útiles incluso en la oficina: permiten que las personas le hagan preguntas a las que puede responder en su propio tiempo.

Esto significa que la persona con la pregunta no tiene que acordarse de preguntarte más tarde, pero tampoco tiene que interrumpirte.

Manténgase en contacto en todos los pisos, habitaciones o ubicaciones

Es un poco tonto hacer una pregunta en Slack si la persona se sienta a tu lado y no parece ocupada. Adelante, pregunte en voz alta.

Sin embargo, la mayoría de los espacios de trabajo son más grandes que solo un par de habitaciones, y no siempre tiene sentido caminar hasta la oficina de alguien y hacer una pregunta rápida (especialmente si hay escaleras involucradas). Puede que no estén allí, por ejemplo, podrían estar en una reunión, por ejemplo, o almorzando temprano. Sin embargo, incluso si están en su escritorio, podrías terminar interrumpiéndolos.

Las aplicaciones de chat de equipo son excelentes para esto. Puede hacer su pregunta, y si la persona está allí y no está ocupada, responderá. Incluso pueden pedirle que venga y charle en persona. Pero si no están allí, no pasó unos preciosos minutos caminando hacia y desde su oficina vacía.

Por supuesto, las aplicaciones de chat en equipo funcionan en todas las ubicaciones, lo que significa que si su empresa tiene oficinas tanto en Portland como en Montreal, todos pueden colaborar en el mismo lugar. Especialmente porque muchas empresas se vuelven híbridas, esto ayudará a que todos se sientan incluidos en las conversaciones, sin importar desde dónde trabajen.

Integrar con otras aplicaciones

Las aplicaciones de chat de equipo no son solo una excelente manera de mantenerse al día con su equipo, también son un excelente lugar para mantenerse al día con todas las demás aplicaciones que usa todos los días. Zapier se conecta con docenas de aplicaciones de chat de equipo, incluidas Slack, Microsoft Teams, Discord y Google Chat. Esto significa que puede recibir notificaciones de miles de aplicaciones directamente dentro de la aplicación de chat de su equipo, lo que le permite ver cosas como nuevos clientes potenciales, menciones en las redes sociales o próximas citas del calendario, todo en un solo lugar.

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