Hojas de cálculo de Google 101: la guía para principiantes

Google Sheets es una aplicación de hoja de cálculo con esteroides. Se ve y funciona como cualquier otra herramienta de hoja de cálculo, pero como es una aplicación en línea, ofrece mucho más que la mayoría de las herramientas de hoja de cálculo. Estas son algunas de las cosas que lo hacen mucho mejor:

• Es una hoja de cálculo basada en la web que puede usar en cualquier lugar; ya no tendrá que olvidar sus archivos de hojas de cálculo en casa.

• Funciona desde cualquier dispositivo, con aplicaciones móviles para iOS y Android junto con su aplicación principal basada en la web.

• Google Sheets es , y se incluye con Google Drive, Docs y Slides para compartir archivos, documentos y presentaciones en línea.

• Incluye casi todas las mismas funciones de hoja de cálculo: si sabe cómo usar Excel, se sentirá como en casa en Hojas de cálculo de Google.

• Puede descargar complementos, crear los suyos propios y escribir código personalizado.

• Está en línea, por lo que puede recopilar datos con su hoja de cálculo automáticamente y hacer casi cualquier cosa que desee, incluso cuando su hoja de cálculo no está abierta.

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Ya sea que sea un novato en hojas de cálculo o un veterano de Excel que busca una mejor manera de colaborar, este libro lo ayudará a aprovechar al máximo las Hojas de cálculo de Google. Comenzaremos con los conceptos básicos en este capítulo, luego siga leyendo para conocer las funciones avanzadas de Hojas de cálculo de Google, encontrar sus mejores complementos y aprender a crear los suyos propios.

Primeros pasos con Hojas de cálculo de Google

La mejor manera de aprender una herramienta como Hojas de cálculo es sumergirse directamente. En este capítulo, aprenderá cómo:

1. Crea una hoja de cálculo y llénala con datos

2. Dar formato a los datos para una fácil visualización

3. Agregar, promediar y filtrar datos con fórmulas

4. Comparta, proteja y mueva sus datos

Términos comunes de hojas de cálculo

Para comenzar, cubramos la terminología de algunas hojas de cálculo para ayudarlo a comprender los términos que usaremos:

• Celda: Un solo punto de datos o elemento en una hoja de cálculo.

• Columna: Un conjunto vertical de celdas.

• Hilera: Un conjunto horizontal de celdas.

• Rango: una selección de celdas que se extiende a lo largo de una fila, una columna o ambas.

• Función: una operación integrada de la aplicación de hoja de cálculo, que se puede usar para calcular valores de celda, fila, columna o rango, manipular datos y más.

• Fórmula: La combinación de funciones, celdas, filas, columnas y rangos utilizados para obtener un resultado específico.

• Hoja de trabajo (Hoja): Los conjuntos de filas y columnas con nombre que componen su hoja de cálculo; una hoja de cálculo puede tener varias hojas

• Hoja de cálculo: El documento completo que contiene sus hojas de trabajo

Con ese conocimiento en la mano, profundicemos y comencemos a crear nuestras propias hojas de cálculo.

1. Crea una hoja de cálculo y llénala con datos

La mejor parte de Hojas de cálculo de Google es que es gratis y funciona en cualquier dispositivo, lo que hace que sea fácil de seguir junto con los tutoriales de este libro. Todo lo que necesita es un navegador web (o la aplicación Hojas de cálculo de Google en su dispositivo iOS o Android) y una cuenta gratuita de Google. En su Mac o PC, diríjase a sheets.google.com y estará listo para comenzar.

Hay 3 formas de crear una nueva hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google:

1. Haga clic en el botón rojo «NUEVO» en su tablero de Google Drive y seleccione «Hojas de cálculo de Google»

2. Abra el menú desde una hoja de cálculo y seleccione «Archivo > Nueva hoja de cálculo».

3. Haga clic en «En blanco» o seleccione una plantilla en la página de inicio de Hojas de cálculo de Google

Esto creará una nueva hoja de cálculo en blanco (o una plantilla precargada si elige una de esas). Sin embargo, para este tutorial, debe comenzar con una hoja de cálculo en blanco.

La interfaz de Hojas de cálculo de Google debería recordarle al menos otra aplicación de hoja de cálculo que haya visto antes, con íconos familiares de edición de texto y pestañas para hojas adicionales.

La única diferencia es que Google ha reducido el desorden y la cantidad de elementos de la interfaz que se muestran. Entonces, su primera tarea debería ser obvia: ¡Agregue algunos datos!

Agregar datos a su hoja de cálculo

Mire alrededor de la cuadrícula blanca y gris que ocupa la mayor parte de su pantalla y lo primero que notará es un contorno azul alrededor de la celda o celdas seleccionadas.

Tan pronto como abra una nueva hoja de cálculo, si comienza a escribir, verá que sus datos comienzan a llenar la celda seleccionada de inmediato, generalmente la celda superior izquierda. No es necesario hacer doble clic en las celdas cuando agrega información, y no es necesario usar mucho el mouse.

Siéntase libre de seleccionar cualquier celda que desee, luego continúe y escriba algo. Cuando haya terminado de ingresar datos en una celda, puede hacer una de estas 4 cosas:

1. imprenta INGRESAR para guardar los datos y pasar a la comienzo de la siguiente fila

2. imprenta PESTAÑA para guardar los datos y mover A la derecha en la misma fila

3. Utilizar el TECLAS DE FLECHA en su teclado (arriba, abajo, izquierda y derecha) para mover 1 celda en esa dirección

4. Haga clic en cualquier celda saltar directamente a esa celda

Si no desea escribir todo manualmente, también puede agregar datos a su Hoja a través de algunos métodos diferentes:

1. Copie y pegue una lista de texto o números en su hoja de cálculo

2. Copie y pegue una tabla HTML de un sitio web

3. Importe una hoja de cálculo existente en csv, xls, xlsx y otros formatos

4. Copie cualquier valor en una celda a través de un rango de celdas a través de un

Copiar pegar se explica por sí mismo, pero hay momentos en los que intentará copiar un conjunto de datos de «hoja de cálculo» de un sitio web o PDF, y simplemente lo pegará en una celda o formateará todo con el estilo original. Intente buscar datos que estén realmente en una tabla HTML (como datos de películas de IMDB, por ejemplo) para evitar que se peguen datos raros en su hoja de cálculo.

Si termina con datos con un formato extraño, no se preocupe: ¡lo solucionaremos en la siguiente sección!

Importación de un archivo igual es sencillo. Puede importar directamente a la hoja de cálculo actual, crear una nueva hoja de cálculo o reemplazar una hoja (es decir, una pestaña individual) con los datos importados.

Los archivos más comunes que importará son CSV (valores separados por comas) o XLS y XLSX (archivos de Microsoft Excel). Para importar un archivo desde fuera de su Google Drive, vaya a la ARCHIVO > IMPORTAR > CARGAR menú.

Prefiero importar los datos en una hoja nueva cada vez para mantener separados mis datos antiguos y los nuevos datos importados. Alternativamente, si tiene una Hoja de Google (o un CSV, XLS u otro archivo de hoja de cálculo) guardada en su cuenta de Google Drive, puede importarla directamente a su hoja de cálculo usando el mismo proceso: simplemente busque su Drive desde la ventana de importación.

Arrastrar para copiar un valor de celda necesita un poco de explicación, porque usará mucho este una vez que haya configurado fórmulas en sus hojas de cálculo.

Al arrastrar el pequeño punto azul (que se muestra a continuación) en la esquina inferior derecha de una celda resaltada a través o hacia abajo de un rango de celdas, puede realizar varias funciones diferentes.

Hay varias maneras en las que puede usar esta función:

1. Copiar los datos de una celda a varias celdas vecinas (incluido el formateo)

2. Copiar la «Fórmula» de una celda a celdas vecinas (esta es una función avanzada y la cubriremos en detalle más adelante)

3. Creación de una lista ordenada de datos de texto

Este es un ejemplo de cómo podría funcionar la creación de una lista ordenada: intente agregar el texto Contestant 1 a la celda A1, luego el pequeño punto azul en la esquina inferior derecha de la celda resaltada, ya sea hacia abajo o a través de cualquier cantidad de celdas vecinas.

Si no hubiera ningún número después Contestantesta acción de arrastrar simplemente copiaría «Concursante» a cualquier celdas que arrastras. Pero debido a que el número está ahí, Sheets sabe incrementar la siguiente celda +1.

Supongamos que ha copiado, pegado, importado o ingresado una buena cantidad de datos y que su hoja de cálculo se ve bastante saludable.

2. Dar formato a los datos para una fácil visualización

Ya sea que esté realizando un seguimiento de los gastos, registrando las calificaciones de los estudiantes o realizando un seguimiento de los clientes en un CRM casero (como veremos en el capítulo 3), querrá manipular y formatear sus datos.

Las opciones básicas de formato en Hojas de cálculo de Google están disponibles arriba de su primera celda. Están etiquetados en la imagen a continuación, pero para una referencia rápida mientras trabaja en una hoja, simplemente desplace el cursor sobre un ícono para ver su descripción y la tecla de acceso directo.

Imprimir, Deshacer/Rehacer y Configuración de fuente/Estilo funcionan de manera similar a lo que esperaría de su procesador de texto favorito. Las teclas de acceso directo también son las mismas, ¡así que trátelo como si estuviera editando cualquier otro documento!

En cuanto a todo lo demás, la mejor manera de mostrarle cómo funciona todo es sumergirse directamente en un ejemplo.

Voy a crear una lista rápida de posibles opciones de desayuno para mañana por la mañana, junto con sus ingredientes, conteos, precios y enlaces a videos de YouTube sobre cómo prepararlos (¿quién diría que podrías hacer un video de 3 minutos sobre huevos revueltos? ?).

Es funcional, lo suficiente como para que pueda usarlo fácilmente para realizar un seguimiento de la información. De hecho, una de mis propias hojas de cálculo tiene este aspecto: Hojas de cálculo de Google hace que sea tan sencillo capturar información, compartirla y volver a ella más tarde como referencia que actúa como mi herramienta de toma de notas altamente estructurada.

Pero supongamos que tiene que lidiar con docenas de hojas de cálculo por día (o peor aún, que tiene que compartir hojas de cálculo de un lado a otro) y esto es lo que alguien le envía. Es realmente aburrido, y si fuera un gran conjunto de datos, sería para hojearlo.

Para el ejemplo simple anterior, la falta de un formato significativo está «bien». Hace lo básico, almacena mi información y me permite guardarla. Pero no es algo a lo que quisiera volver todos los días.

Ya que desayuno todas las mañanas, tomemos un tiempo para hacer que esta hoja de cálculo sea más fácil de usar con un poco de formato.

Primero lo haremos «Congelar» la primera fila en su lugar. Eso significa que si nos desplazamos hacia abajo en la hoja de cálculo, la primera fila seguirá siendo visible, sin importar cuántos datos haya debajo. Esto le permite tener una lista larga y ayuda a controlar lo que realmente está viendo.

Hay dos formas de congelar filas:

1. Hacer clic VER > CONGELAR > 1 FILA en la barra de navegación para bloquear la primera fila en su lugar

2. Pase el cursor sobre la barra gris oscuro en la parte superior izquierda de la hoja de cálculo (hasta que se convierta en una mano) y arrastre entre las filas 1 y 2

Congelar mi fila de encabezado es lo primero que hago en la hoja que hago.

Ahora, hagamos que el texto del encabezado se destaque con un formato de texto simple (recuerde, las herramientas de formato de texto están en la barra de herramientas, justo encima de la primera fila):

1. Arrastre para seleccionar las celdas que desea formatear

2. Negrita el texto

3. Aumente el tamaño de fuente a 12pt

4. Alinear al centro toda la fila

5. Dale a tus celdas un relleno gris

Lo siguiente que haré para limpiar esto un poco es formatear mi «Precio promedio / Porción» para que sea un valor en dólares. Así es como se ven las cosas al principio:

Ahora, limpiemos eso con el botón «Formatear como $» para los valores específicos (o toda la fila) resaltados.

Verá que las celdas seleccionadas ahora se muestran como una cantidad en dólares, en lugar de un número regular.

Ahora que domina la inserción y el formato de sus datos, ¡es hora de que comencemos a calcular algunas sumas, promedios y más a partir de sus datos!

3. Agregar, promediar y filtrar datos con fórmulas

Google Sheets, como la mayoría de las aplicaciones de hojas de cálculo, tiene un montón de fórmulas integradas para realizar una serie de tareas estadísticas y de manipulación de datos. También puede combinar fórmulas para crear cálculos más potentes y encadenar tareas. Y si ya está acostumbrado a procesar números en Excel, las mismas fórmulas funcionan exactamente en Hojas de cálculo de Google la mayor parte del tiempo.

Para este tutorial, nos centraremos en las cinco fórmulas más comunes, que se muestran en el menú desplegable de fórmulas de la navegación superior.

Puede hacer clic en una fórmula para agregarla a una celda, o puede comenzar a escribir cualquier fórmula con un = inicie sesión en una celda seguida del nombre de la fórmula. Las hojas se completarán automáticamente o sugerirán fórmulas según lo que escriba, por lo que no necesita recordar todas las fórmulas.

Las fórmulas más básicas en Sheets incluyen:

• SUMA: suma un rango de celdas (por ejemplo, 1+2+3+4+5 = suma de 15)

• PROMEDIO: encuentra el promedio de un rango de celdas (por ejemplo, 1,2,3,4,5 = promedio de 3)

• CONTAR: cuenta los valores en un rango de celdas (por ejemplo: 1, 3, 4, 5 = 4 celdas en total con valores)

• MÁX.: encuentra el valor más alto en un rango de celdas (ej: 1,2,3,4,5 = 5 es el más alto)

• MÍN.: encuentra el valor más bajo en un rango de celdas (ej: 1,2,3,4,5 = 1 es el más bajo)

• Aritmética básica: también puede realizar funciones como sumas, restas y multiplicaciones directamente en una celda sin llamar a una fórmula

Exploraremos estas fórmulas mejorando nuestra hoja de cálculo del desayuno.

Usar la fórmula SUMA

Empecemos por sumar los número total de ingredientes necesario para cada receta. usaré el SUM fórmula para sumar cada valor en las recetas y obtener una cantidad total.

Hay tres formas de usar las fórmulas básicas accesibles a través de la navegación superior:

1. Seleccione un rango entonces haga clic en la fórmula (esto pondrá el resultado por debajo o al lado del rango).

2. Seleccione la celda de resultado (es decir, la celda donde desea que aparezca el resultado), luego haga clic en la fórmula desea utilizar desde la barra de herramientas. Finalmente, seleccione el rango de celdas para realizar su operación.

3. Escriba la fórmula en la celda de resultados (no olvide el = signo), luego escriba manualmente un rango o seleccione el rango

Demostraré los tres métodos en el gif a continuación. Primero, sumaré mis ingredientes seleccionando un rango y haciendo clic en SUM del menú de fórmulas. En segundo lugar, seleccionaré una celda de resultados y resaltaré el rango de celdas que se sumarán. Finalmente, demostraré cómo escribir una fórmula y un rango manualmente.

Cuando haya terminado de seleccionar las celdas que desea agregar, presione INGRESAR.

En mi ejemplo, aparece una sección de ayuda gris cuando empiezo a escribir la fórmula. Cuando cree una fórmula por primera vez, verá un resaltado azul y un signo de interrogación junto a la celda.

Puede hacer clic en el signo de interrogación para activar o desactivar el contexto de ayuda para las fórmulas. Estos consejos le dirán qué tipo de información se puede usar en cada fórmula y harán que la creación de su fórmula (especialmente cuando comience a combinar fórmulas) sea mucho más fácil.

Ahora que tenemos una fórmula configurada para SUM todos los ingredientes juntos, asegurémonos de que se aplique a todas las celdas de esa fila. Seleccionaré mi celda de fórmula y arrastraré el punto azul por las otras celdas para copiar la fórmula en esas celdas.

Notará que cuando copia la fórmula a una celda vecina, cambia el rango al que hace referencia la nueva fórmula. Por ejemplo, en la columna «Huevos revueltos» estaba SUM(B2:B8) pero en «Tostadas francesas» es SUM(C2:C8).

Usando la fórmula CONTAR

Ahora que sabemos cuantas partes se necesitan para cada receta, me gustaria saber que tan complicado es hacerla. He simplificado esto asumiendo que menos ingredientes significa que la receta es menos complicada.

Para contar el cantidad de ingredientes en cada receta, usaré el COUNT fórmula.

La fórmula de conteo esencialmente verifica si las celdas en un rango están vacías o no, y devuelve el total que está lleno.

Esta fórmula se configurará en mi hoja de cálculo de la misma manera que mi SUM hilera.

Sin embargo, aquí hay un truco que no cubrimos en la sección anterior: resalte el rango de celdas que está tratando de contar y verifique en la esquina inferior derecha de su hoja de cálculo. Si ha resaltado una lista pura de números, Sheets automáticamente SUM para usted y mostrar el resultado. Si ha resaltado un rango mixto de números y texto, se COUNT Los valores.

También tiene la opción de realizar cualquiera de las cinco operaciones basadas en números en un rango de números haciendo clic en el SUM en la parte inferior derecha y seleccionando la nueva fórmula predeterminada en el menú emergente. A partir de ese momento, cada vez que resalte un rango, se ejecutará la última fórmula seleccionada.

Entonces, según mi hoja de cálculo, «Cereal» es el desayuno menos complicado, pero todavía no estoy convencido de que valga la pena un desayuno fácil.

¿Qué pasa si cuesta demasiado? ¿Qué pasa si el esfuerzo extra de cocinar otra comida me ahorra dinero?

Refinemos nuestra decisión calculando el costo promedio por porción de las opciones de desayuno usando el AVERAGE fórmula.

Usando la fórmula PROMEDIO

He agregado algunos precios mínimos y máximos falsos por unidad en mi lista de ingredientes a la derecha de mis opciones de desayuno. Querremos obtener un precio promedio para cada ingrediente usando las tarifas alta y baja, luego multiplicar el precio promedio resultante del ingrediente por su unidad respectiva en cada receta.

Comenzaré resaltando el rango de valores (en este caso son dos uno al lado del otro en lugar de un rango vertical) y seleccionando el AVERAGE fórmula de la barra de herramientas.

Esto colocará el resultado en la columna a la derecha de la columna de precio máximo. A continuación, arrastro la fórmula hacia abajo para aplicarla a las otras combinaciones de precio mínimo y máximo.

Etiquetaré mi columna como «Costo unitario promedio» para que sepamos lo que estamos viendo. Luego, pasemos a calcular el costo del desayuno usando aritmética simple.

Usar fórmulas aritméticas simples

Necesitamos calcular el costo total del desayuno multiplicando el precio promedio de cada ingrediente por su cantidad de unidades en la receta. Para lograr esto, escriba manualmente una fórmula en la fila «Precio promedio».

Nuestra fórmula aritmética básica se vería así para la columna «Huevos revueltos»:

=$I2*B2+$I3*B3+$I4*B4+$I5*B5+$I6*B6+$I7*B7+$I8*B8

El $ El símbolo antes de la columna I (los precios promedio) le dice a Sheets que no importa dónde coloquemos la fórmula en nuestra hoja de cálculo, siempre queremos hacer referencia a la columna I. De esa manera, si copiamos la fórmula a las otras recetas, siempre usará el columna de costo unitario promedio en lugar de cambiar la referencia a la siguiente columna cuando arrastra para copiar (como lo hizo en el SUM y COUNT ejemplos).

Si no desea ingresar esos valores manualmente, hay formas más limpias de realizar este tipo de fórmula: puede lograr el mismo cálculo de precio usando esta fórmula avanzada:

=SUM(ARRAYFORMULA(B2:B8*$I2:$I8))

Hay muchas fórmulas en Sheets que se encargan de tareas complejas por usted, muchas de las cuales profundizaremos en los próximos capítulos.

Ahora que tenemos algunos datos y cálculos de trabajo, tal vez mis compañeros de trabajo (quienes probablemente planeen desayunar mañana) podrían beneficiarse de esta hoja.

Preparémonos para compartir nuestra hoja de cálculo e invitar a algunos colaboradores a ver, editar y usar nuestros datos.

4. Comparta, proteja y mueva sus datos

Lo que hace que Sheets sea tan poderoso es cuán «sincronizado» te sentirás con tus compañeros de trabajo. La edición conjunta de una hoja de cálculo es una de las funciones críticas de Sheets, y Google la ha convertido en una experiencia perfecta.

Así es como funciona:

1. Haga clic en cualquiera ARCHIVO > COMPARTIR o usa el azul «Botón de compartir en la parte superior derecha

2. Haga clic en «avanzado», luego ingrese los correos electrónicos de quién puede ver o editar su hoja de cálculo

3. Seleccione cualquier otra opción de privacidad y haga clic en Listo

Cuando abra el panel de uso compartido «avanzado», verá varias opciones.

La funcionalidad predeterminada cuando hace clic en el botón «Compartir» es copiar un enlace a la hoja de cálculo en su portapapeles.

Cuando comparte este enlace con alguien a través de un mensajero o correo electrónico, si hace clic en el enlace, lo llevará a la hoja de cálculo. Sin embargo, a menos que los haya invitado por correo electrónico (en el campo de correo electrónico) y haya seleccionado «Puede editar», aún deberán solicitar permiso para realizar cambios.

Si desea otorgar a cualquier persona dentro de su organización o empresa acceso a nivel de editor, haga clic en «cambio…«botón en el»Quién tiene acceso» y seleccione «Activado – (Nombre de su organización)**». (Nota: esta opción solo aparecerá si utiliza Google Apps for Work).

Alguien está «En su organización» cuando tiene una dirección de correo electrónico y una cuenta de Google para su empresa. En este caso, he nombrado por «compañía» a MichaelGrubbs, por lo que todos en mi organización tienen un @michaelgrubbs.com dirección de correo electrónico y cualquiera que haya iniciado sesión en una de esas cuentas puede acceder a la hoja de cálculo.

Compartir hojas de cálculo con sus dispositivos y aplicaciones

Aunque Google Sheets y Drive están diseñados para compartir entre usuarios, notará que muchas veces sus hojas de cálculo se crean como documentos internos, y compartir es secundario para realizar el trabajo.

Puede optimizar los flujos de trabajo de sus hojas de cálculo y el intercambio de datos en tiempo real aprovechando estos útiles complementos:

1. Las aplicaciones móviles de Documentos de Google. Puede usar la aplicación móvil Hojas de cálculo de Google para ver y editar sus hojas de cálculo, compartir enlaces sobre la marcha y agregar usuarios. Es un compañero sólido, pero no un reemplazo, de la aplicación web.

2. Sincronización de Google Drive con su escritorio. Google Drive le permite cargar fácilmente archivos desde su entorno de escritorio local a su unidad en línea. Esto los hace accesibles para sus colaboradores y también le permite importarlos rápidamente a hojas de cálculo y otros documentos.

3. Una herramienta de terceros como Zapier. Puede usar Zapier para agregar datos automáticamente a sus hojas de cálculo, enviar archivos a su cuenta de Google Drive, alertarlo sobre cambios en sus Hojas … lo que sea

Sigamos trabajando en nuestro ejemplo de hoja de cálculo para demostrar el uso de Zapier, una herramienta de integración de aplicaciones, para hacer que las Hojas de cálculo de Google sean aún más poderosas.

En lugar de presionar el botón «Compartir» en mi hoja de cálculo para enviársela a mis colegas, me gustaría enviar un mensaje de Slack avisándoles que he creado esta nueva hoja de cálculo.

Puede enviar automáticamente un mensaje a un canal de Slack con Google Sheets Trigger y Slack Action de Zapier.

Configuré mi Zap para buscar nuevas hojas de cálculo en mi Google Drive y luego publiqué el nombre del archivo y un enlace a la hoja de cálculo en un canal de Slack.

Esto es excelente para actualizar a su equipo cuando crea nuevos documentos en los que le gustaría incluir rápidamente a todos.

Puede configurar filtros y condiciones para decidir cuándo publicar, y tiene control total sobre qué información desea incluir en su mensaje. También puede activar mensajes basados ​​en diferentes acciones en Hojas de cálculo de Google, como cuando alguien crea una nueva fila o cambia los datos en una celda. Consulte la página de Hojas de cálculo de Google de Zapier para obtener más información sobre los datos y activadores admitidos.

Ahora cambiemos la dirección del flujo de datos y consideremos cómo interactuarían nuestros colegas con nuestra hoja de cálculo.

Me gustaría que mi equipo y yo podamos interactuar con mi hoja de cálculo y hacer un seguimiento de lo que desayunaron en un registro de desayuno. Sin una herramienta de automatización como Zapier, tareas como esta se convierten rápidamente en la razón por la que las personas no logran colaborar con éxito utilizando hojas de cálculo.

Piénselo, si se tratara de una hoja de cálculo normal sin ninguna automatización, le estaría pidiendo a alguien que:

1. Salir de su actividad actual

2. Rastrear la hoja de cálculo

3. Complete algunas piezas de datos potencialmente intrascendentes

4. Guarde y vuelva a compartir este archivo (si aún no es un documento en línea y sincronizado)

5. Repita para cualquier número de tareas/documentos

Aquí es donde la automatización de tareas se vuelve tan vital.

Configuremos nuestra hoja de cálculo para que tenga una hoja limpia para recibir algunos datos automatizados. Voy a crear una nueva hoja de trabajo usando el + botón en la parte inferior izquierda.

Ahora, usaré Zapier nuevamente y haré que Slack sea la acción desencadenante con Hojas de cálculo de Google en el extremo receptor de la automatización (el lado «Acción» de Zap).

Configuré mi Zap para tomar instantáneamente un mensaje de Slack publicado en un canal dedicado y crear una nueva fila en el registro de desayuno junto con la hora y el usuario que lo publicó.

Compruébalo en tiempo real:

Y esto puede funcionar para cientos de otras aplicaciones que puedes usar como Activadores o Acciones con Zapier. Puede enviar información a su hoja de cálculo por correo electrónico, monitorear sus canales sociales, establecer un horario; hay docenas de formas diferentes de realizar cualquier tarea determinada con las aplicaciones que ya está utilizando.

Descarga de sus datos

Si necesita enviar sus archivos a colaboradores externos, cargar un archivo en otro sistema o simplemente desea tener copias de seguridad para la posteridad, recurra a una de las muchas opciones de exportación de datos de Google Sheets.

Las exportaciones más comunes serán .xls (documento de Excel) o .csv (valores separados por comas). Si no está seguro de qué formato usar, un .csv suele ser la mejor opción.

Use su hoja de cálculo en modo sin conexión

Si le encanta lo que ha visto hasta ahora pero le preocupaba no poder usar Hojas de cálculo sin una conexión, entonces no tema. Hojas de cálculo de Google tiene un «Modo offline» que sincronizará automáticamente sus cambios en el documento cuando se vuelva a conectar a Internet.

Esto es útil para cualquier situación en la que necesite tratar Google Sheets como una aplicación de escritorio, por ejemplo, en un vuelo o un viaje por carretera.

Esto es lo que necesitará:

1. Google Chrome

2. Aplicación web Google Drive Chrome

3. Sincronización de Google Drive

Las instrucciones para configurar la sincronización sin conexión son realmente sencillas, pero la mayor parte del proceso consiste simplemente en descargar y utilizar los tres componentes principales anteriores.

En realidad, encenderlo se ve así (prepárate para sorprenderte):

Y así, puede usar Hojas de cálculo de Google incluso cuando no esté conectado, sin necesidad de WiFi.

Hojas de cálculo de Google es una herramienta poderosa: es todo lo que esperaría de una hoja de cálculo, con las ventajas adicionales de una aplicación en línea. Si bien la hoja de cálculo de ejemplo que creamos puede haber sido un poco tonta, las aplicaciones prácticas de usar Hojas para sus flujos de trabajo (tanto comerciales como personales) son ilimitadas.

Ya sea que necesite hacer un presupuesto, delinear su próxima propuesta, recopilar datos para un proyecto de investigación o registrar información de cualquier otra aplicación que se conecte con Zapier, una hoja de cálculo de Hojas de cálculo de Google puede darle vida a sus datos. Y con todo lo almacenado en Google Drive, nunca más te preocuparás por perder tus archivos, incluso si tu computadora muere.