Cómo compartir calendarios, contactos y documentos en G Suite

La mejor parte de usar G Suite con su empresa .com es que su equipo puede trabajar mejor en conjunto automáticamente. De manera predeterminada, las cuentas de Gmail de su equipo tendrán las direcciones de correo electrónico de cada miembro del equipo, y cualquiera puede compartir un archivo con todo el equipo con un par de clics.

Sin embargo, con un poco más de tiempo de configuración, puede hacer que G Suite sea aún mejor para la colaboración. Puede hacer que su equipo comparta los mismos eventos de calendario, firmas de correo electrónico y archivos de equipo sin necesidad de volver a compartir cada elemento con cada nuevo miembro del equipo.

Aquí le mostramos cómo configurar G Suite de su equipo para que funcionen mejor juntos.

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Agregue un pie de página personalizado para las cuentas de Gmail de su equipo (administradores)

Es probable que Gmail sea la primera aplicación de G Suite que usará cuando se una a la cuenta de G Suite de una nueva empresa, y por una buena razón. El correo electrónico sigue siendo la forma más fácil de comunicarse en línea, y es su pasaporte en línea de muchas maneras. La mayor parte del resto de las cuentas de su empresa, así como la mayoría de sus comunicaciones con personas ajenas a su empresa, se realizarán a través de la cuenta de Gmail de su empresa.

Como tal, como administrador, querrá que los correos electrónicos de su equipo se vean uniformes y profesionales. Tal vez desee agregar el logotipo de su empresa al final de cada correo electrónico, junto con su sitio y lema. Dependiendo de su industria, es posible que también deba agregar un descargo de responsabilidad legal al final de todos los correos electrónicos de su empresa.

No hay problema. Todo lo que necesita hacer es agregar un correo electrónico a las cuentas de Gmail de su equipo. Los miembros del equipo aún pueden agregar los suyos propios a sus correos electrónicos, pero el pie de página de su empresa siempre aparecerá debajo de su firma y se agregará a cada correo electrónico que envíe su equipo.

Agregar un pie de página personalizado a G Suite Gmail es fácil. Simplemente abra el administrador de G Suite de su equipo en admin.google.com/AdminHome, seleccione , luego elija Gmail y abra su configuración avanzada. Desplácese hacia abajo hasta la sección Cumplimiento y encontrará una configuración, o simplemente busque footer para saltar a esa sección. Toque , luego agregue un nombre para su pie de página.

A continuación, puede agregar lo que desee al pie de página en un editor de estilo clásico de Gmail. Hay opciones para establecer el color de fondo y de primer plano, junto con opciones de formato de tipo estándar. Sin embargo, los métodos abreviados de teclado no son compatibles, por lo que deberá hacer clic en el botón B icono para agregar texto en negrita, por ejemplo.

¿Quieres incluir una imagen en las firmas de tu empresa? Cargue primero la foto en su propio servidor o en otro servicio para compartir imágenes y copie el enlace a la foto. Luego haga clic en el ícono de la foto en el editor de firmas y pegue el enlace de su imagen. Para agregar un enlace a la imagen, seleccione la imagen presionando Mayús y la tecla de flecha mientras escribe en el editor, luego haga clic en el ícono de la cadena y agregue el sitio de su empresa para que las personas puedan abrirlo haciendo clic en el logotipo en sus correos electrónicos.

Finalmente, marque el botón en la parte inferior si desea que se agregue este pie de página a los correos electrónicos entre los miembros de su equipo, o déjelo sin marcar para agregar solo este pie de página cuando envíe correos electrónicos a personas ajenas a su empresa.

Como de costumbre, guarde su configuración al final y, en una hora, el pie de página aparecerá para todos en los correos electrónicos de su equipo. Cada uno puede agregar su propia firma, pero el pie de página de su empresa se agregará debajo de su propia firma. Es una manera fácil de marcar los correos electrónicos de su equipo y asegurarse de que cumplan con los avisos legales que necesita mostrar.

Envíe correos electrónicos a todos los miembros de su equipo a la vez con Grupos de Google (administradores y usuarios)

Grupos de Google es una de las aplicaciones de Google más útiles pero aparentemente descuidadas, y es la mejor manera de enviar correos electrónicos a todos los miembros de su equipo. En muchos sentidos, es una aplicación de foro tradicional. Cualquiera en su empresa puede crear un nuevo grupo y compartirlo con su equipo, y luego puede seguir al grupo por correo electrónico o revisando las respuestas en línea.

O, como administrador de G Suite, puede crear un grupo de toda la empresa para compartir cosas con todo el equipo. Agregará un nuevo grupo, asígnele una dirección de correo electrónico como company@yourteam.comy luego, cada vez que necesite compartir algo con el equipo, puede enviar un correo electrónico a esa dirección y Google compartirá el mensaje con todos en su empresa.

Sin embargo, primero deberá agregar la aplicación Grupos de Google a su panel de administración de G Suite. Simplemente abra su administrador de G Suite, haga clic en la parte inferior, luego arrastre el ícono a su configuración principal.

Ahora, haga clic en el icono de Grupos y haga clic en el icono + en la esquina inferior derecha para agregar un nuevo grupo. Asigne un nombre al grupo, agregue una dirección de correo electrónico y una descripción. En la parte inferior, verifique para asegurarse de que todos los miembros de su empresa se agreguen a este grupo automáticamente.

Luego, puede elegir la configuración de publicación para hacer su grupo:

• Público para que cualquier persona de su empresa pueda unirse, leer y publicar mensajes, la opción predeterminada.

• Equipo por lo tanto, solo los administradores pueden invitar a personas, pero cualquier miembro puede publicar y leer mensajes. Esta opción le permite invitar a personas de su equipo de G Suite a su grupo, tal vez como una forma de compartir correos electrónicos con su equipo y socios.

• Solo anuncio por lo que cualquier persona de su empresa puede unirse y leer mensajes, pero solo los administradores pueden publicar mensajes y ver la lista de miembros.

• Restringido por lo tanto, solo los administradores pueden invitar a personas, pero cualquier miembro puede ver la lista de miembros, leer y publicar mensajes.

Un grupo restringido o de solo anuncios probablemente tenga más sentido para los anuncios de la empresa; una lista pública podría tener sentido para compartir lanzamientos de productos o hacer listas menos exclusivas. Los grupos de equipo son excelentes para que los equipos más pequeños de la empresa los utilicen para la colaboración.

Una vez hecho esto, simplemente abra su cuenta G Suite Gmail y envíe un mensaje a su nuevo correo electrónico grupal. Segundos después, todos en la empresa recibirán ese correo electrónico en su bandeja de entrada y sus respuestas se compartirán con todos.

Para modificar la configuración del Grupo de Google de su empresa, vuelva al panel de control de G Suite, seleccione , luego seleccione y haga clic en la opción allí. Eso le dará la configuración de toda la empresa sobre qué tipo de grupos se pueden crear y le permitirá habilitar grupos para compartir información públicamente en Internet. Solo tenga cuidado: es probable que no desee que los correos electrónicos de toda su empresa se publiquen en línea.

Comparta contactos de Google con todo su equipo

Querrá que todo su equipo pueda mantenerse en contacto entre sí fácilmente. Los contactos de Google de G Suite lo facilitan al compartir automáticamente toda la información de contacto de la empresa con todos los demás miembros del equipo. Simplemente abra Contactos de Google y, por ahora, seleccione la opción para obtener las funciones para compartir. Allí, seleccione el grupo en el menú de la izquierda y podrá ver los nombres, correos electrónicos y otra información de contacto compartida de los miembros de la empresa. ¿Quiere guardar un contacto en sus propias listas de contactos? Simplemente selecciónelos y agréguelos al grupo que desee.

De forma predeterminada, los contactos de Google de G Suite agregarán a todos los miembros del equipo al directorio, mostrando su dirección de correo electrónico y perfiles de dominio. En la configuración de Contactos de Google de G Suite, puede optar por ocultar la información de contacto si lo desea. O puede habilitar, y así es como puede compartir otros contactos, como contactos de proveedores y proveedores, con toda su empresa. El único inconveniente es que requiere un poco de trabajo.

Compartir contactos de Google a través de contactos compartidos de dominio (administradores)

Querer compartir un conjunto de contactos externos con todo su equipo de forma predeterminada? Solo hay una forma de hacerlo: Agregar a su cuenta de G Suite. Eso, desafortunadamente, es más engañoso de lo que parece.

La única forma oficial es agregar contactos compartidos de dominio con la API de Google. Usando una API de estilo ATOM (similar a una fuente RSS), enviará nuevos contactos a su cuenta de G Suite, y estos aparecerán automáticamente en las cuentas de contactos de Google de toda su empresa si habilita los contactos compartidos de dominio en el paso anterior. Puede agregarlos con su propia aplicación, o puede agregar contactos de dominio compartido desde Terminal usando CURL con esta guía de StackOverflow.

Otra opción es usar una aplicación de terceros de G Suite Marketplace para agregar y administrar contactos de dominio compartido. Las mejores opciones para eso hoy en día incluyen:

• Servicio de contactos compartidos (tarifa única de $99) para una interfaz estilo Contactos de Google para ver y editar dominios y contactos compartidos para su equipo.

• NubeM ($ 15 / año por usuario) para importar contactos compartidos en masa y permitir que cualquier usuario de su equipo comparta sus contactos con la empresa u otros miembros del equipo.

Comparta contactos de Google con miembros específicos del equipo (cualquiera)

Otra opción que es un poco más simple es usar la opción para compartir de Google Contact. Escondido en el menú hay una opción para delegar contactos. Eso le permite compartir sus contactos con otra persona en su empresa, tal vez para compartir todos sus clientes potenciales con otros en el equipo de marketing. Lo mejor de todo es que cualquiera, incluso los administradores que no sean de G Suite, pueden agregar esto a su cuenta.

Simplemente abra su cuenta de Contactos de Google de G Suite y haga clic en el menú desplegable. Seleccione para compartir sus contactos. Allí, verá un panel de uso compartido estándar al estilo de Google Docs, donde puede agregar la dirección de correo electrónico de G Suite de cualquier miembro del equipo junto con un mensaje opcional para compartir sus contactos.

Una vez que haya hecho eso, los miembros del equipo con los que compartió contactos verán sus contactos de G Suite, junto con las actualizaciones que realice o los nuevos contactos que agregue. Incluso pueden agregar contactos y actualizaciones por ti, para mantener todo actualizado.

Es más manual, ya que tendrás que agregar a cada nuevo miembro del equipo y no hay forma de compartir solo tus contactos, pero es una forma útil de colaborar.

Agregar flujos de trabajo de contactos de Google para compartir nuevos contactos (cualquiera)

Otra opción mitad automatizada, mitad manual es compartir contactos con un flujo de trabajo de Zapier. Simplemente configure el flujo de trabajo a continuación, y cada vez que agregue un nuevo contacto a su cuenta de Contactos de Google, Zapier puede copiarlo a otra cuenta de Contactos de Google, una manera perfecta de agregar nuevos contactos a las cuentas de los miembros de su equipo si todos necesitan compartir. ellos.

Puede crear una nueva cuenta de G Suite para una cuenta grupal de Contactos de Google y usar una contraseña que pueda compartir con todos los miembros de su equipo. Siempre que desee agregar un nuevo contacto que se compartirá con todo el equipo, inicie sesión en esta cuenta de G Suite compartida y agregue el contacto allí para que cualquier persona con sus datos de inicio de sesión pueda verlo. Luego, cada miembro del equipo puede agregar sus propios flujos de trabajo de Zapier para copiar los contactos compartidos que necesitan en su cuenta personal de contactos de Google, o pueden "delegar" los contactos de la cuenta compartida a su cuenta personal para verlos juntos. Requeriría que su empresa pague 1 cuenta adicional de G Suite por mes, pero sería una forma de crear una cuenta compartida que permita a todos colaborar en contactos compartidos.

Compartir eventos de la empresa con Google Calendar (cualquiera)

¿Quiere que sus empleados vean automáticamente todos los eventos de la oficina de su empresa, junto con las vacaciones y otros eventos importantes?

Buenas noticias: Cualquiera puede compartir su Calendario de Google de G Suite con otros. Malas noticias: tus compañeros de equipo deberán agregar ese calendario manualmente.

Aquí hay dos formas de hacerlo.

Agregar un calendario de recursos compartidos (administradores)

Cuando está programando una reunión en Google Calendar, puede invitar a otras personas a su evento y, si han hecho público su propio calendario, Google Calendar le informará automáticamente si están libres durante ese tiempo o no.

En G Suite, también puede agregar, tal vez una sala de reuniones, un proyector o cualquier otro recurso que solo un grupo pueda usar a la vez, a su evento. Ese recurso tendrá su propio calendario, que cualquier miembro del equipo puede seguir, para ver cuándo se está utilizando el recurso y cuándo es gratuito.

Eso es algo que puedes hackear para hacer un calendario de equipo global al que cualquiera puede agregar. Digamos que quiere un calendario de eventos de la empresa. Podrías hacer una nueva ABC, Inc. Events "recurso" y permita que todos sigan su calendario para ver nuevos eventos en toda la empresa. Así es cómo.

Como administrador de G Suite, simplemente abra la configuración de Google Calendar en Aplicaciones, seleccione y luego haga clic en el botón. Agregue un nombre, un tipo de recurso y una descripción, aunque solo se requiere el nombre.

Ahora, al crear un evento que desea que todos vean, simplemente "invite" al recurso a su evento. Ese evento aparecerá en su calendario personal, el calendario del recurso. Cualquier miembro de su equipo puede agregar un evento al calendario de recursos, así que asegúrese de no agregar demasiados eventos a los calendarios a los que desea que todos se suscriban.

¿Quiere ver los eventos del recurso y hacer que los miembros de su equipo sigan el calendario? Simplemente abra su cuenta de Google Calendar de G Suite, haga clic en la flecha hacia abajo al lado de la barra lateral izquierda y luego seleccione . Verá calendarios populares de vacaciones y deportes de Google. Haga clic en la pestaña y luego seleccione el enlace a mitad de camino. Ahora, seleccione el recurso y suscríbase a su calendario, y verá esos eventos en su calendario junto con sus propios calendarios.

Comparta su calendario personal (cualquiera)

¿Quiere compartir sus propios eventos o simplemente hacer un calendario que todos puedan agregar pero no agregar eventos? Puede hacerlo con cualquier cuenta de Google Calendar. Abra Google Calendar, haga clic en la flecha hacia abajo junto al calendario que desea compartir y haga clic en .

Luego puede optar por mostrar todos los detalles de su evento o compartir solo sus horas libres/ocupadas para que otros no lo inviten a eventos que se superponen con eventos existentes. Y puedes invitar a personas específicas para asegurarte de que vean tu calendario.

Para todos los demás, pueden descubrir su calendario escribiendo su nombre en el cuadro de búsqueda en la página principal de Google Calendar. Puede agregar tantos calendarios de compañeros de trabajo como desee y ver sus vacaciones y eventos, y puede ocultarlos en cualquier momento si es demasiado.

Compartir carpetas de Google Drive con toda la empresa (cualquiera)

Google Drive (y sus aplicaciones complementarias de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios) facilita el uso compartido de archivos. Cree algo nuevo y, con un par de clics, podrá compartirlo con todos los miembros de su empresa.

Eso hace que Google Drive sea el lugar perfecto para almacenar documentos, carpetas y archivos del equipo a los que todos necesitan acceder. Simplemente organice sus archivos y carpetas y compártalos con las personas que los necesitan.

Si su equipo tiene un plan Business o Enterprise G Suite, Google está implementando actualmente una nueva opción de unidad de equipo que le permite crear carpetas que se comparten automáticamente con toda su empresa. Su administrador de G Suite deberá habilitar Team Drive desde la configuración de Google Drive de G Suite; luego, cualquier persona con los permisos correctos puede agregar archivos y carpetas compartidos en toda la empresa.

Para equipos con cuentas de G Suite Basic, o en equipos donde Team Drive no se ha habilitado, hay otra manera fácil de compartir archivos y carpetas con todos a la vez: simplemente comparta los archivos y/o carpetas con su dirección de correo electrónico, y ellos se compartirá automáticamente con todos.

Es algo que cualquier miembro de su equipo puede hacer. Simplemente abra su cuenta de Google Drive de G Suite, cree las carpetas que desea compartir y agregue cualquier archivo que necesite todo su equipo. Luego, seleccione la carpeta de nivel superior en Drive y haga clic en el ícono para compartir (una persona con un ícono de signo +) en la barra de herramientas. Ingrese la dirección de correo electrónico de su grupo para compartir su unidad carpeta con todos en su equipo, opcionalmente agregando un mensaje para enviárselos. ¿Quiere que los archivos sean de solo lectura? Haga clic en el ícono de lápiz a la derecha y seleccione: de manera predeterminada, cualquier persona con la que los haya compartido podrá editar sus carpetas y archivos compartidos.

¿Necesita compartir su carpeta solo por un corto tiempo? Haga clic en el enlace en la parte inferior y puede elegir compartir la carpeta con un grupo solo hasta una fecha específica. Eso hace que las carpetas y los archivos sean de solo lectura y le permite compartir fácilmente cosas que solo se necesitan para un proyecto actual, por ejemplo.

De cualquier manera, una vez que haya compartido una carpeta, todos en su grupo recibirán un correo electrónico sobre los nuevos elementos compartidos y podrán ver las carpetas compartidas en su lista en Google Drive. Si habilitó la edición, también podrán agregar nuevos archivos a sus carpetas.

Agregar nuevos usuarios a sus carpetas de Google Drive

Solo hay una trampa. Si comparte un archivo o carpeta en Google Drive con una dirección de correo electrónico de grupo, todos los que estén en ese grupo obtendrán esos elementos agregados a su lista de Google Drive. A medida que nuevas personas se unen a G Suite de su empresa, se agregan automáticamente a ese grupo, pero ven sus carpetas y archivos compartidos en su lista.

Esos nuevos miembros del equipo podrían abrir sus archivos o carpetas si les envía un enlace o podrían encontrarlos en Google Drive a través de una búsqueda (incluso si no están en la lista).

Si ha agregado carpetas de Google Drive que desea que los miembros del equipo vean y accedan fácilmente, la mejor manera es agregar cada nuevo miembro directamente a su carpeta. Vuelva a abrir la configuración para compartir carpetas, ingrese su correo electrónico y haga que Google Drive les envíe un correo electrónico de invitación. Luego verán su carpeta compartida en su lista y podrán ver fácilmente los archivos de su equipo.

Otro truco que podría funcionar: use un flujo de trabajo de Zapier para enviar a los nuevos miembros del equipo un enlace a sus carpetas compartidas. Si ya compartió la carpeta con toda la empresa y tiene una lista en la que agrega los nombres de los nuevos miembros del equipo (tal vez una lista de Contactos de Google o Hojas de cálculo de Google), puede hacer que Zapier observe esa lista en busca de nuevos contactos y les envíe un correo electrónico cuando se unan al equipo. Luego verán la carpeta en su lista de Google Drive y podrán arrastrar las carpetas a su propia unidad.

Cree documentos coherentes con plantillas de documentos de toda la empresa (cualquiera)

Una opción aún más fácil es compartir archivos con su equipo, algo que cualquiera en un equipo de G Suite puede hacer de forma predeterminada. Puede crear cualquier documento, hoja de cálculo, presentación o formulario que desee, incluido texto, formato, imágenes y cualquier otra cosa que necesite su documento. Luego, puede compartir ese elemento como una plantilla con su equipo con unos pocos clics.

Para crear una nueva plantilla, primero convierta el documento, la hoja de cálculo o la presentación que desea convertir en una plantilla. A continuación, abra su cuenta de Google Drive de G Suite, haga clic en y desplace el cursor sobre el icono de la aplicación para el tipo de documento que desea compartir. Haga clic en la flecha que aparece y seleccione .

La primera vez que haga clic en eso, si nadie más en su equipo ha agregado una plantilla, verá una página en blanco que indica que no hay plantillas disponibles. De lo contrario, es posible que vea algunas plantillas prefabricadas de otros miembros de su equipo o de Google. De cualquier manera, haga clic en el botón para comenzar a convertir su archivo en una plantilla.

Deberá seleccionar el archivo de Google Drive, luego marcar y agregar el nombre que desea usar para la plantilla. Agregue una categoría para la plantilla y envíela.

Después de eso, la próxima vez que usted o cualquier otra persona de su equipo cree un nuevo documento, verá esa plantilla junto con las otras plantillas que Google ha agregado a su cuenta. Haga clic en la plantilla para hacer una nueva copia de ese documento y siéntase libre de editar cualquier cosa: el documento original está seguro en su carpeta original.

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Ayude a su equipo a trabajar mejor juntos en G Suite

El trabajo en equipo no tiene por qué ser tan duro. Las aplicaciones de Google están diseñadas para compartir, pero listas para usar en realidad no funcionan juntas tanto como cabría esperar.

Se necesita un poco más de tiempo para configurar todo para compartir, pero valdrá la pena con el tiempo al hacer que G Suite funcione como un lugar aún mejor para trabajar juntos.